Het importeren van voedsel in de Europese Unie (EU) is gebonden aan strikte regelgeving die is ontworpen om de voedselveiligheid, consumentenbescherming en eerlijke handel te waarborgen. Met een bevolking van meer dan 440 miljoen mensen en een voedselmarkt die jaarlijks meer dan €1 biljoen waard is, is een juiste aanpak cruciaal voor succes. Deze uitgebreide gids behandelt alles wat u moet weten over het importeren van voedsel uit het buitenland naar de EU, inclusief de bijgewerkte regelgeving per 2025. Of u nu een kleine importeur bent of een grote distributeur, wij loodsen u door de stappen, vereisten en mogelijke uitdagingen.
Inhoudsopgave
De EU-regelgeving voor de import van levensmiddelen begrijpen
De EU hanteert enkele van ’s werelds strengste normen voor de import van levensmiddelen, onder toezicht van instanties zoals de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA), het directoraat-generaal Gezondheid en Voedselveiligheid (DG SANTE) en de nationale douaneautoriteiten in elke lidstaat.
De kernvoorschriften vloeien voort uit de algemene levensmiddelenwetgeving van de EU (Verordening (EG) nr. 178/2002), die de nadruk legt op traceerbaarheid en veiligheid in de gehele toeleveringsketen. Bij import ligt de focus op producten uit “derde landen”, met specifieke regels voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (zoals vlees, zuivel en vis) versus plantaardige producten.
Vanaf 2025 heeft de EU de controles op levensmiddelen, dierlijke en plantaardige producten die de unie binnenkomen aangescherpt, inclusief strengere controles om opkomende risico’s zoals besmetting of fraude aan te pakken. Dit volgt op aankondigingen van de Europese Commissie om de grensinspecties te verbeteren te midden van wereldwijde verstoringen in de toeleveringsketen.
Import moet voldoen aan de Verordening officiële controles (EU) 2017/625, die risicogebaseerde controles bij grenscontroleposten (GCP’s) voorschrijft. Het TRACES NT-systeem (Trade Control and Expert System) wordt gebruikt voor het volgen van zendingen, met name voor veterinaire en fytosanitaire certificaten.
Daarnaast introduceert de nieuwe voedselhervorming van 2025 bepalingen voor “conforme importeurs” die de Europese route gebruiken, waarbij zij worden vrijgesteld van bepaalde etiketteringsregels maar volledig moeten blijven voldoen aan de veiligheidsnormen. “Novel foods” (gedefinieerd als voedingsmiddelen die vóór 1997 niet algemeen in de EU werden geconsumeerd) vereisen goedkeuring van de EFSA op grond van Verordening (EU) 2015/2283, met bijgewerkte richtsnoeren die de nadruk leggen op gedetailleerde dossiers over veiligheid en samenstelling.
Snelle tip
Het is de taak van de verkoper om het grootste deel van het papierwerk te regelen voordat het product het land van herkomst verlaat. Het is echter de taak van de koper om ervoor te zorgen dat hij over de juiste machtigingen beschikt om de producten die hij zal ontvangen te importeren. Gebruik voor kleine importen (tot 1.000 kg, stap daarboven over op zeevracht) een koeriersdienst zoals DHL of UPS, omdat zij uiterst snel zijn in de afhandeling met de douane, aangezien zij uw product controleren van het terrein van de leverancier tot aan uw adres. Aarzel voor grotere zendingen (vanaf 1.000 kg) niet om een expediteur in te schakelen die ervoor zorgt dat uw producten snel op hun bestemming aankomen.
Voorbereiden op import: belangrijke stappen
Stap 1: Classificeer uw product
Elk voedingsmiddel moet worden geclassificeerd onder de code van het Geharmoniseerd Systeem (HS), onderdeel van de Gecombineerde Nomenclatuur (GN) van de EU. Deze 8- tot 10-cijferige code bepaalt de toepasselijke tarieven, beperkingen en controles. Vers fruit valt bijvoorbeeld onder hoofdstuk 08, terwijl verwerkt vlees in hoofdstuk 02 valt.
Gebruik het Access2Markets-portaal van de Europese Commissie om te zoeken op productnaam of HS-code. Voer het land van herkomst en de EU-bestemming in om tarieven, oorsprongregels en vereisten te bekijken. Verkeerde classificatie is een veelvoorkomende valkuil die leidt tot vertragingen of boetes.
Stap 2: Controleer de geschiktheid van het land en het product
Niet alle landen kunnen alle soorten voedsel naar de EU exporteren. Producten van dierlijke oorsprong moeten afkomstig zijn van door de EU erkende inrichtingen in goedgekeurde derde landen. Controleer de lijsten op de website voor voedselveiligheid van de EU voor goedkeuringen. Plantaardige producten vereisen fytosanitaire certificaten om ongedierte te voorkomen.
Voor genetisch gemodificeerde organismen (GGO’s) is strikte toelating onder Verordening (EG) nr. 1829/2003 vereist, met etiketteringsdrempels. Biologische import moet voldoen aan de EU-normen voor biologische landbouw (Verordening (EU) 2018/848) en afkomstig zijn uit erkende gelijkwaardige systemen.
Het is belangrijk om vooraf te controleren of de producten die u wilt importeren tracering binnen TRACES vereisen.
Dat kunt u hier doen.
Als dat het geval is, kunt u zich hier registreren op TRACES, maar de uiteindelijke goedkeuring van uw registratie wordt gegeven door uw lokale (nationale) voedselveiligheidsagentschap.
Stap 3: Verzamel de vereiste documenten (dit is voornamelijk voor de verkoper, maar toch interessant om te weten)
Verplichte documenten:
- Handelsfactuur: Details van de transactie, inclusief waarde, HS-code en oorsprong.
- Vrachtbrief (Bill of Lading) of Air Waybill: Bewijs van transport.
- Enig Document (ED): Het aangifteformulier voor invoer van de EU, elektronisch ingediend via nationale douanesystemen.
Voorwaardelijke documenten:
- Gezondheidscertificaten: Afgegeven door de autoriteiten van het exporterende land, die de veiligheid bevestigen (bijv. veterinair voor dierlijke producten).
- Fytosanitair certificaat: Voor planten en plantaardige producten.
- Certificaat van oorsprong: Indien u aanspraak maakt op preferentiële tarieven onder handelsakkoorden.
- Controlecertificaat: Bij het importeren van biologische goederen.
- Voorafgaande kennisgeving: Via TRACES, ten minste 24 uur voor aankomst voor risicovolle goederen.
Stap 4: Douaneprocedures en aangiften (zorg ervoor dat u importeert met een koerier zoals DHL en UPS, of gebruik een in voedsel gespecialiseerde expediteur)
Bij aankomst komen goederen binnen via een GCP of aangewezen douanepunt. Dien vóór aankomst een summiere aangifte bij binnenkomst (ENS) in om veiligheidsredenen. Dien vervolgens de invoeraangifte in.
De douane-inklaring omvat:
- Documentencontroles (100% voor risicovolle voedingsmiddelen).
- Identiteitscontroles (overeenstemming tussen documenten en goederen).
- Fysieke inspecties (monsterneming voor verontreinigingen).
Gebruik het Import Control System (ICS2) van de EU voor elektronische indieningen. Stel een in de EU gevestigde douanevertegenwoordiger aan als u zich buiten de EU bevindt.
Stap 5: Betaal tarieven, invoerrechten en belastingen
Tarieven worden berekend op basis van het gemeenschappelijk douanetarief (CCT), gebaseerd op de douanewaarde van de goederen (meestal CIF: Cost, Insurance, Freight). De tarieven variëren: bijv. 0-20% voor groenten/fruit, hoger voor verwerkte voedingsmiddelen. Gebruik Access2Markets of de TARIC-database voor exacte tarieven.
Belasting over de toegevoegde waarde (btw) wordt geheven tegen het tarief van de importerende lidstaat (bijv. 21% in veel landen), plus eventuele accijnzen. Preferentiële tarieven onder overeenkomsten zoals de EU-VK TCA of EU-Japan EPA kunnen de rechten verlagen als aan de oorsprongregels wordt voldaan. Voor groenten en fruit bepalen standaard invoerwaarden de invoerprijzen, met extra rechten als deze onder de drempels liggen.
Etiketterings- en verpakkingsvereisten
Alle geïmporteerde levensmiddelen moeten voldoen aan Verordening (EU) nr. 1169/2011. Verplichte vermeldingen zijn onder meer:
- Naam van het levensmiddel.
- Ingrediëntenlijst (met allergenen gemarkeerd).
- Hoeveelheid.
- Bewaarvoorschriften.
- Land van herkomst (verplicht voor bepaald vlees, fruit, etc.).
- Voedingswaardevermelding (energie, vetten, etc.).
- Naam en adres van de importeur in de EU.
Etiketten moeten in een taal zijn die wordt begrepen door consumenten in de doelmarkt, wat vaak meertalige versies vereist. Verpakkingen moeten veilig zijn en mogen de consument niet misleiden. Niet-naleving is een van de belangrijkste redenen voor afkeuring.
Voedselveiligheid- en hygiënenormen
De EU-hygiënevoorschriften (Verordening (EG) nr. 852/2004) vereisen HACCP-systemen (Hazard Analysis and Critical Control Points). Importproducten moeten vrij zijn van verontreinigingen zoals pesticiden, mycotoxinen of pathogenen. De maximale residulimieten (MRL’s) voor pesticiden zijn streng, wat vaak leidt tot afkeuringen.
Grensweigeringen in 2024 (meest recente gegevens) brachten problemen aan het licht zoals aflatoxinen in noten en niet-gedeclareerde allergenen. Zorg ervoor dat leveranciers Goede Productiepraktijken (GMP) volgen.
Speciale overwegingen voor bepaalde voedingsmiddelen
- Dierlijke producten: Vereisen veterinaire grenscontroles; alleen van goedgekeurde lijsten.
- Plantaardige producten: Fytosanitaire controles onder Verordening (EU) 2016/2031.
- Verwerkte voedingsmiddelen: Kunnen te maken krijgen met beperkingen op additieven (Verordening (EG) nr. 1333/2008).
- Biotechnologische voedingsmiddelen: GGO’s hebben goedkeuring nodig; biotechnologische geschillen kunnen de handel bemoeilijken.
Voor persoonlijke import (bijv. in bagage) gelden limieten: geen vlees/zuivel uit niet-EU-landen, behalve kleine hoeveelheden voor persoonlijk gebruik.
Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te vermijden
Importeurs struikelen vaak over:
- Logistieke vertragingen: Transportproblemen, douanecontroles — plan buffers in en gebruik betrouwbare expediteurs.
- Niet-conforme ingrediënten: Verboden stoffen of overschreden MRL’s — voer tests uit vóór verzending.
- Etiketteringsfouten: Onvoldoende kennis van de wetgeving — raadpleeg experts of maak gebruik van EU-verantwoordelijke personen.
- Verkeerde tariefclassificatie: Leidt tot te veel of te weinig betalen — vraag om Bindende Tariefinlichting (BTI) bij de douane.
- Ontbrekende documentatie: Onvolledige certificaten — controleer dit dubbel bij de exporterende autoriteiten.
Conclusie
De beste manier om problemen te voorkomen, is door ervoor te zorgen dat uw leverancier ervaring heeft met exporteren naar de EU. Zolang u de juiste machtigingen in eigen land heeft en u een koerier of expediteur gebruikt om uw goederen te verplaatsen, is het importeren van voedsel in de EU niet zo ingewikkeld.
Op zoek naar een co-packer voor voedingsmiddelen?
De meeste loonverpakkingsbedrijven voor voedingsmiddelen werken met grote, gevestigde merken en vereisen minimale bestelhoeveelheden (MOQ’s) in de duizendtallen. Wij hebben Doypacked.eu gebouwd om kleine voedselondernemers te helpen hun product snel te lanceren en te herhalen totdat ze de juiste aansluiting op de markt (product-market fit) vinden.
- Op zoek naar co-packing voor doypacks, zijvouwzakken of blikken?
- Nood aan het mengen van droge poeders?
- Op zoek naar vacuümverzegeling of stikstofspoeling?