Η εισαγωγή βιολογικών τροφίμων από εκτός της ΕΕ στην ΕΕ είναι περίπλοκη. Μου πήρε σχεδόν ένα χρόνο για να μάθω πώς λειτουργεί. Εδώ είναι όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζετε για να διαχειριστείτε με ασφάλεια τις βιολογικές εισαγωγές σας.
1. Βασικές Αρχές
Για να εισάγετε βιολογικά τρόφιμα, χρειάζεστε άδεια εισαγωγής τροφίμων.
Για να αποκτήσετε μία, πρέπει να λάβετε:
- Έναν αριθμό εταιρείας/ΦΠΑ
- Έναν αριθμό EORI (για εισαγωγή/εξαγωγή)
- Μια εξουσιοδότηση/άδεια από την εθνική σας υπηρεσία τροφίμων
Μόλις έχετε και τα τρία, μπορείτε να ζητήσετε βιολογική πιστοποίηση.
2. Αποκτώντας τη Βιολογική Πιστοποίησή σας
Βρείτε μια εταιρεία διαπιστευμένη να παρέχει βιολογικές πιστοποιήσεις και αιτηθείτε για βιολογική πιστοποίηση.
Αν είστε τυχεροί, θα σας στείλουν τεκμηρίωση σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε για να λάβετε την πιστοποίησή σας. Αν όχι, μπορείτε να το ερευνήσετε online.
Πρώτα, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια αίτηση εξηγώντας τον τύπο των δραστηριοτήτων που θα αναλάβετε. Θα είστε εισαγωγέας/εξαγωγέας; Θα αποθηκεύετε; Θα ανοίγετε τις σακούλες για να τις επανασυσκευάσετε σε μικρότερες μονάδες; Θα αναμειγνύετε τα τρόφιμα ή θα τα επεξεργάζεστε;
Η πιστοποίηση για δραστηριότητες εισαγωγής/εξαγωγής όπου δεν ανοίγετε τίποτα είναι η ευκολότερη να αποκτηθεί.
Μόλις ολοκληρώσετε τον φάκελό σας, ο διαπιστευτής θα οργανώσει μια επίσκεψη κατά την οποία ένας από τους ελεγκτές τους θα έρθει να ελέγξει ότι η τεκμηρίωσή σας και η εγκατάστασή σας συμμορφώνονται.
Ο νούμερο ένα κίνδυνος στον οποίο θα εστιάσει ο ελεγκτής κατά την επίσκεψη στην εγκατάστασή σας είναι η διασταυρούμενη μόλυνση. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να γράψετε διαδικασίες εξηγώντας:
- Πώς επιλέγετε τους προμηθευτές σας (και πώς αποφεύγετε την επιλογή κακών προμηθευτών)
- Πώς εισάγετε τα αγαθά από τρίτες χώρες στην ΕΕ
- Πώς λαμβάνετε τα αγαθά στην εγκατάστασή σας (συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων)
- Πώς αποθηκεύετε τα αγαθά στην εγκατάστασή σας
- Τι κάνετε με τα αγαθά: τα επανασυσκευάζετε; Τα αποστέλλετε αμέσως στους πελάτες σας;
- Διαδικασίες προστασίας τροφίμων και απάτης τροφίμων
- Διαδικασίες ποιότητας
- Ένα βασικό σχέδιο HACCP
Μόλις γραφτούν αυτές οι διαδικασίες, βεβαιωθείτε ότι το γραφείο/αποθήκη σας τις εφαρμόζει στην πράξη. Για παράδειγμα, αν θέλετε ένα αποκλειστικό τμήμα για βιολογικά προϊόντα (το θέλετε σίγουρα), βεβαιωθείτε ότι υποδεικνύετε πού στην εγκατάσταση θα αποθηκεύονται τα προϊόντα, με πινακίδες και σημάδια στο πάτωμα.
Θα χρειαστείτε επίσης ένα σύστημα λογιστικής αποθεμάτων που επιτρέπει στους ελεγκτές να επαληθεύσουν ότι αν εισάγατε 10 kg βιολογικού καφέ, δεν πουλήσατε 15 kg από αυτό. Αυτό θα σήμαινε ότι πουλήσατε μη βιολογικό καφέ ως βιολογικό, που είναι μεγάλο απαγορευμένο.
Άλλα στοιχεία στα οποία θα εστιάσει ο ελεγκτής:
- Πιστοποιητικά προμηθευτών: θέλουν να διασφαλίσουν ότι όποιος αγοράζετε από αυτόν είναι πιστοποιημένος βιολογικός.
- Επισήμανση: πρέπει να επισημάνετε σωστά τα τιμολόγιά σας και τις ετικέτες τροφίμων με το βιολογικό λογότυπο.
- Μητρώα παραπόνων και μη συμμόρφωσης: θέλουν να ελέγξουν ότι σημειώνετε τα παράπονα και τις μη συμμορφώσεις.
Η καλύτερη προσέγγιση είναι να ζητήσετε από τον πιστοποιητή μια λίστα με τα έγγραφα που χρειάζεται να καταρτίσετε. Μόλις ο ελεγκτής έρθει και επικυρώσει τη ρύθμισή σας, θα λάβετε το επίσημο βιολογικό πιστοποιητικό σας.
3. Εισαγωγή στο TRACES
Μόλις αποκτήσετε το βιολογικό πιστοποιητικό σας, θα μπορείτε να συνδεθείτε στο TRACES NT.
Το TRACES NT είναι η πλατφόρμα της ΕΕ όπου δημιουργούνται και ελέγχονται επίσημα πιστοποιητικά. Κάθε εταιρεία από τρίτη χώρα που θέλει να πουλήσει βιολογικά προϊόντα στην ΕΕ πρέπει να εγγραφεί στο TRACES. Η πλατφόρμα διασφαλίζει πλήρη συμμόρφωση τροφίμων από τον παραγωγό στον καταναλωτή. Δείτε τον οδηγό TRACES NT μας για μια ευρύτερη επισκόπηση της πλατφόρμας αν δεν είστε ακόμα εξοικειωμένοι με αυτήν.
Για να συνδεθείτε στο TRACES, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό ΕΕ.
Συμβουλή: κρατήστε την ίδια διεύθυνση email για όλα, καθώς αυτό θα κάνει την αναγνώρισή σας ευκολότερη και ταχύτερη.
Μόλις έχετε έναν λογαριασμό ΕΕ, θα πρέπει να ζητήσετε πρόσβαση στο TRACES μέσω του τοπικού σας εκπροσώπου TRACES. Στο Βέλγιο, αυτό αναλαμβάνεται από την Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για την Ασφάλεια της Τροφικής Αλυσίδας (AFSCA/FAVV). Ρωτήστε τον πιστοποιητή σας σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε.
4. Σύνδεση του Λογαριασμού σας στο TRACES με το Προφίλ Χειριστή σας
Μόλις λάβετε τη βιολογική πιστοποίησή σας, θα πρέπει να εμφανίζεστε στο TRACES ως χειριστής. Πληκτρολογήστε το όνομά σας και θα πρέπει να εμφανίζεστε στην κορυφή της λίστας.
Ωστόσο, για να δείτε και να διαχειριστείτε τα ΠΕ σας (Πιστοποιητικά Επιθεώρησης), πρέπει να συνδέσετε τον λογαριασμό σύνδεσης TRACES ΕΕ με το προφίλ χειριστή σας. Ακολουθήστε αυτή τη διαδικασία:
- Κάντε κλικ στη διεύθυνση email σας στην επάνω δεξιά γωνία
- Κάντε κλικ στο "Επεξεργασία του προφίλ σας"
- Κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί "Αίτηση για νέο ρόλο"
- Κάντε κλικ στο "Χειριστής"
- Αναζητήστε τον εαυτό σας στη γραμμή αναζήτησης
- Επιλέξτε το προφίλ σας
- Κάντε κλικ στο "Αίτηση εξουσιοδότησης"
- Γράψτε ένα σύντομο μήνυμα
Απευθυνθείτε στον πιστοποιητικό οργανισμό σας και ζητήστε τους να επικυρώσουν την εγγραφή. Τώρα θα μπορείτε να συμβουλευτείτε τα ΠΕ σας, να τα επεξεργαστείτε και να τα δημιουργήσετε.
5. Δημιουργία του ΠΕ σας
Το ΠΕ είναι το βιολογικό διαβατήριο ενός προϊόντος. Πρέπει να εκδοθεί πριν φύγουν τα αγαθά από τη χώρα, αλλά μπορεί να επεξεργαστεί αργότερα για να διορθώσει πληροφορίες που ήταν λάθος ή να προσθέσει νέες πληροφορίες.
Ενώ η ευθύνη για τη δημιουργία του συνήθως πέφτει στον πωλητή (συγκεκριμένα τα κουτιά 1 έως 18) και στον πιστοποιητικό οργανισμό τους, μπορείτε επίσης να το δημιουργήσετε μόνοι σας και να συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες που γνωρίζετε, για να επιταχύνετε τα πράγματα.
Θα χρειαστείτε μερικά έγγραφα για να το συνοδεύσουν, και ο έλεγχος ότι τα έχετε πριν τη δημιουργία του ΠΕ είναι σημαντικός:
- Το τιμολόγιο: θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα και τον κωδικό του οργανισμού που επικυρώνει το ΠΕ στη χώρα από την οποία αναχωρεί το τρόφιμο
- Η λίστα συσκευασίας
- Το δελτίο αεροπορικής μεταφοράς, αν και μπορείτε να το προσθέσετε αργότερα
Μόλις έχετε όλα αυτά, συνδεθείτε στο TRACES, κάντε κλικ στο "Έγγραφα" στα αριστερά, μετά στο "ΠΕ", μετά στο "Δημιουργία νέου ΠΕ", και συμπληρώστε τα ακόλουθα κουτιά:
- Κουτί 10: αυτό δείχνει πού θα παρουσιαστούν τα αγαθά στα τελωνεία. Ζητήστε αυτές τις πληροφορίες από τον μεταφορέα σας ή τον αποστολέα (FedEx, DHL, κλπ.).
- Κουτιά 11 και 12: η χώρα σας και εσείς.
- Κουτί 17: ζητήστε από τον μεταφορέα ή τον αποστολέα σας τον αριθμό πτήσης (αν ισχύει και αν τον γνωρίζουν ήδη) και τον αριθμό του δελτίου αεροπορικής μεταφοράς. Μπορεί να επεξεργαστεί πριν δημιουργηθεί το ΠΕ, αλλά μόλις δημιουργηθεί, μπορεί να τροποποιηθεί μόνο από την αρχή πιστοποίησης της χώρας αναχώρησης.
- Κουτί 19: όποιος παρουσιάζει την αποστολή στα τελωνεία, είτε πράκτορας τελωνείου είτε ο μεταφορέας σας. Έχετε πλήρη έλεγχο σε αυτό το κουτί.
- Κουτί 20: ο εκτιμώμενος χρόνος άφιξης του πακέτου στον έλεγχο τελωνείου. Αν η εκτίμηση αποδειχθεί λάθος, μπορείτε να τη διορθώσετε αργότερα.
- Κουτί 24: όποιος θα λάβει πρώτος τα αγαθά. Πρέπει να είναι πιστοποιημένος για να χειρίζεται βιολογικά τρόφιμα.
Ανεβάστε το δελτίο αεροπορικής μεταφοράς, το τιμολόγιο και τη λίστα συσκευασίας κάτω από "Υποστηρικτικά έγγραφα", και προσθέστε τον αριθμό/όνομα του δελτίου αεροπορικής μεταφοράς στο κουτί 17, κάτω από "αριθμός πτήσης".
Μόλις είστε ικανοποιημένοι με το ΠΕ, ρωτήστε τον προμηθευτή σας ποιον θέλουν ως αρχή έκδοσης και συμπληρώστε το Κουτί 1 με αυτές τις λεπτομέρειες. Υποβάλετε το ΠΕ, και η αρχή έκδοσης θα λάβει ειδοποίηση να το ολοκληρώσει. Συνιστάται επίσης να τους στείλετε ένα email.
Μόλις η αρχή έκδοσης το ολοκληρώσει, ενημερώστε την τοπική σας αρχή που είναι υπεύθυνη για την επικύρωσή του λίγες ημέρες πριν τα αγαθά παρουσιαστούν στα τελωνεία.
6. Επικύρωση του ΠΕ
Μόλις όλα έχουν συμπληρωθεί από όλους, η αρμόδια αρχή στη χώρα σας θα πρέπει να το επικυρώσει. Μόλις το επικυρώσουν, μπορείτε να επιβεβαιώσετε στο TRACES ότι έχετε λάβει τα αγαθά.
Έγινε; Συγχαρητήρια! Τώρα είστε ελεύθεροι να πουλήσετε το προϊόν σας κάτω από το βιολογικό λογότυπο στους πελάτες σας.
Λάβετε υπόψη ότι οι διαδικασίες αλλάζουν. Παρακαλούμε επιβεβαιώστε τις με τον οργανισμό ελέγχου σας και την αρμόδια αρχή του Κράτους Μέλους αποδέσμευσης.
Τι να Κάνετε αν ένα Δείγμα Βιολογικού Προϊόντος Εξεταστεί Θετικό για Απαγορευμένες Ουσίες
Αυτό συμβαίνει συχνότερα από ό,τι θα φανταζόσασταν.
Το βιολογικό χωράφι του προμηθευτή σας είναι δίπλα στο μη βιολογικό χωράφι ενός άλλου προμηθευτή, ο άνεμος φυσάει προς τη λάθος κατεύθυνση, και ξαφνικά ο πιστοποιητής σας βρίσκει απαγορευμένα φυτοφάρμακα στο βιολογικό προϊόν σας.
Εδώ είναι τι να κάνετε όταν συμβεί:
- Μην πανικοβληθείτε. Αν δεν εκθέσατε το προϊόν σας σε τίποτα, πιθανότατα δεν είναι δικό σας λάθος.
- Μπλοκάρετε το εμπόρευμα. Ο πιστοποιητής σας θα σας στείλει ένα email ζητώντας σας να το μπλοκάρετε. Δεν επιτρέπεται να το μετακινήσετε ή να το πουλήσετε σε κανέναν, και δεν μπορείτε να το πουλήσετε ούτε ως συμβατικό.
- Συνεργαστείτε με την έρευνα. Ο πιστοποιητής θα πρέπει τώρα να ηγηθεί μιας έρευνας για να προσδιορίσει πώς η απαγορευμένη ουσία κατέληξε στο προϊόν. Είναι προς το συμφέρον σας να συνεργαστείτε, αλλά είναι επίσης προς το συμφέρον σας να επαληθεύσετε αν το μπλοκάρισμα του προϊόντος σας είναι δικαιολογημένο, κοιτάζοντας τα αποτελέσματα του εργαστηρίου που μοιράστηκαν μαζί σας.
- Ερμηνεύστε τα αποτελέσματα. Μερικές φορές ο παράγοντας επεξεργασίας δεν λαμβάνεται υπόψη. Για παράδειγμα, τα όρια φυτοφαρμάκων επιβάλλονται στο ακατέργαστο αγροτικό προϊόν. Αν το προϊόν είναι επεξεργασμένο ή αποξηραμένο, η συγκέντρωση φυτοφαρμάκου ανά mg θα πρέπει να αναμένεται υψηλότερη στο επεξεργασμένο προϊόν παρά στο ακατέργαστο. Η συγκέντρωση που βρέθηκε στο επεξεργασμένο προϊόν πρέπει επομένως να διαιρεθεί με τον παράγοντα επεξεργασίας. Αναζητήστε online πώς να το υπολογίσετε.
- Ζητήστε δεύτερη ανάλυση. Αν είναι έμπειρος, ο ελεγκτής σας θα έχει πάρει δύο δείγματα, οπότε αν το πρώτο βγει θετικό, το δεύτερο θα βοηθήσει με μια αντι-ανάλυση. Είναι δικαίωμά σας να ζητήσετε μία.
- Αν η αντι-ανάλυση βγει επίσης θετική, αφήστε την έρευνα να ολοκληρωθεί. Ο οργανισμός ελέγχου σας θα χρησιμοποιήσει το ΠΕ για να απευθυνθεί στον οργανισμό ελέγχου του προμηθευτή σας και να μάθει από πού προήλθε η ουσία.
- Ενημερώστε τους πελάτες σας.