Het importeren van biologisch voedsel van buiten de EU in de EU is ingewikkeld. Het heeft me bijna een jaar gekost om te leren hoe het werkte. Hier is alles wat u moet weten om uw biologische import veilig te beheren.
1. De basis op orde krijgen
Om biologisch voedsel te importeren, heeft u een vergunning nodig om voedsel te importeren.
Om er een te krijgen, moet u het volgende verkrijgen:
- Een bedrijfs-/BTW-nummer
- Een EORI-nummer (voor import/export)
- Een autorisatie/vergunning van uw nationale voedselagentschap
Als u al deze drie heeft, kunt u een biologische certificering aanvragen.
2. Uw biologische certificering verkrijgen
Zoek een bedrijf dat geaccrediteerd is om biologische certificeringen af te leveren en vraag een biologische certificering aan.
Als u geluk heeft, sturen ze u documentatie over wat u moet doen om uw certificering te krijgen. Zo niet, dan kunt u het online opzoeken.
Eerst moet u een aanvraag maken waarin u het type activiteiten uitlegt dat u zult ondernemen. Zal u een importeur/exporteur zijn? Zal u voorraad aanhouden? Zal u de zakken openen om ze in kleinere eenheden opnieuw te verpakken? Zal u het voedsel mengen of verwerken?
Certificering voor import-/exportactiviteiten waarbij u niets opent, is het gemakkelijkst te verkrijgen.
Als u uw dossier heeft voltooid, zal de accrediteur een bezoek organiseren waarbij een van hun auditors komt om te controleren of uw documentatie en faciliteit aan de eisen voldoen.
Het grootste risico waar de auditor op let bij het bezoeken van uw faciliteit is kruisbesmetting. Dat betekent dat u procedures moet schrijven die uitleggen:
- Hoe u uw leveranciers kiest (en hoe u voorkomt dat u slechte leveranciers kiest)
- Hoe u de goederen uit derde landen in de EU importeert
- Hoe u de goederen in uw faciliteit ontvangt (inclusief controles)
- Hoe u de goederen in uw faciliteit opslaat
- Wat u met de goederen doet: verpakt u ze opnieuw? Verzendt u ze onmiddellijk naar uw klanten?
- Voedselverdedigings- en voedselfraudeprocedures
- Kwaliteitsprocedures
- Een basis HACCP-plan
Als die procedures zijn geschreven, zorg er dan voor dat uw kantoor/magazijn ze in de praktijk brengt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat u, als u een aparte sectie voor biologische producten wilt (dat wilt u zeker), aangeeft waar in de faciliteit de producten worden opgeslagen, met borden en markeringen op de vloer.
U zult ook een voorraadboekhoudsysteem nodig hebben dat auditors in staat stelt te verifiëren dat als u 10 kg biologische koffie heeft geïmporteerd, u er niet 15 kg van heeft verkocht. Dat zou betekenen dat u niet-biologische koffie als biologisch heeft verkocht, wat absoluut niet mag.
Andere zaken waar de auditor op let:
- Leverancierscertificaten: ze willen er zeker van zijn dat wie u koopt van, biologisch gecertificeerd is.
- Etikettering: u moet uw facturen en etiketten van voedsel correct etiketteren met het biologische logo.
- Klachten- en non-conformiteitsregisters: ze willen controleren dat u klachten en non-conformiteiten noteert.
De beste aanpak is om de certificeerder te vragen om een lijst met de documenten die u moet opstellen. Als de auditor is gekomen en uw opzet heeft gevalideerd, ontvangt u uw officiële biologische certificaat.
3. Toegang krijgen tot TRACES
Als u uw biologische certificaat heeft verkregen, kunt u inloggen op TRACES NT.
TRACES NT is het platform van de EU waar officiële certificaten worden aangemaakt en gecontroleerd. Elk bedrijf uit een derde land dat biologische producten in de EU wil verkopen, moet zich registreren op TRACES. Het platform zorgt voor volledige voedselnaleving van producent tot consument. Zie onze TRACES NT-gids voor een breder overzicht van het platform als u er nog niet mee bekend bent.
Om in te loggen op TRACES, moet u een EU-account aanmaken.
Tip: houd hetzelfde e-mailadres aan voor alles, omdat dat uw identificatie gemakkelijker en sneller maakt.
Als u een EU-account heeft, moet u toegang tot TRACES aanvragen via uw lokale TRACES-vertegenwoordiger. In België wordt dit verzorgd door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (AFSCA/FAVV). Vraag uw certificeerder aan wie u zich moet wenden.
4. Uw TRACES-account koppelen aan uw operatorprofiel
Als u uw biologische certificering krijgt, zou u in TRACES als operator moeten verschijnen. Typ uw naam en u zou bovenaan de lijst moeten staan.
Echter, om uw COI's (Certificaten van Inspectie) te kunnen zien en beheren, moet u uw TRACES EU-inlogaccount koppelen met uw operatorprofiel. Volg deze procedure:
- Klik op uw e-mailadres in de rechterbovenhoek
- Klik op "Bewerk uw profiel"
- Klik op de groene knop "Vraag een nieuwe rol aan"
- Klik op "Exploitant"
- Zoek uzelf in de zoekbalk
- Selecteer uw profiel
- Klik op "Autorisatie aanvragen"
- Schrijf een kort bericht
Neem contact op met uw certificeringsorganisatie en vraag hen de registratie te valideren. U kunt nu uw COI's raadplegen, bewerken en aanmaken.
5. Uw COI aanmaken
De COI is het biologische paspoort van een product. Het moet worden afgegeven voordat de goederen het land verlaten, maar het kan later worden bewerkt om informatie die verkeerd was te corrigeren of nieuwe informatie toe te voegen.
Hoewel de verantwoordelijkheid voor het aanmaken ervan meestal bij de verkoper ligt (specifiek boxen 1 tot 18) en hun certificeringsorganisatie, kunt u het ook zelf aanmaken en alle informatie invullen die u kent, om de zaken te versnellen.
U heeft een paar documenten nodig om het te vergezellen, en het is belangrijk om te controleren dat u die heeft voordat u de COI aanmaakt:
- De factuur: deze moet de naam en code bevatten van de organisatie die de COI valideert in het land waar het voedsel vandaan komt
- De paklijst
- De luchtvrachtbrief, hoewel u deze later kunt toevoegen
Als u dat allemaal heeft, log dan in op TRACES, klik links op "Documenten", dan op "COI", dan op "Maak een nieuwe COI aan", en vul de volgende boxen in:
- Box 10: dit geeft aan waar de goederen aan de douane worden aangeboden. Vraag uw expediteur of vervoerder (FedEx, DHL, etc.) om deze informatie.
- Boxen 11 en 12: uw land en u.
- Box 17: vraag uw expediteur of vervoerder om het vluchtnummer (indien van toepassing en als ze het al weten) en het nummer van de luchtvrachtbrief. Het kan worden bewerkt voordat de COI is aangemaakt, maar eenmaal aangemaakt kan het alleen worden gewijzigd door de certificeringsautoriteit van het vertrekkende land.
- Box 19: wie de zending aan de douane presenteert, hetzij een douaneagent of uw expediteur. U heeft volledige controle over deze box.
- Box 20: de geschatte aankomsttijd van het pakket bij de douanecontrole. Als de schatting uiteindelijk verkeerd blijkt, kunt u het later corrigeren.
- Box 24: wie de goederen als eerste ontvangt. Ze moeten gecertificeerd zijn om biologisch voedsel te behandelen.
Upload de luchtvrachtbrief, de factuur en de paklijst onder "Ondersteunende documenten", en voeg het nummer/de naam van de luchtvrachtbrief toe in box 17, onder "vluchtnummer".
Als u tevreden bent met de COI, vraag uw leverancier wie ze als afgevende autoriteit willen en vul Box 1 met die details in. Dien de COI in, en de afgevende autoriteit ontvangt een melding om het te voltooien. Het is ook aanbevolen om hen een e-mail te sturen.
Als de afgevende autoriteit het heeft voltooid, informeer dan uw lokale autoriteit die verantwoordelijk is voor de validatie een paar dagen voordat de goederen aan de douane worden aangeboden.
6. De COI valideren
Als alles door iedereen is ingevuld, moet de verantwoordelijke autoriteit in uw land het valideren. Als ze het hebben gevalideerd, kunt u in TRACES bevestigen dat u de goederen heeft ontvangen.
Klaar? Gefeliciteerd! U kunt nu uw product onder het biologische logo aan uw klanten verkopen.
Houd er rekening mee dat procedures veranderen. Bevestig ze alstublieft met uw controleorgaan en de bevoegde autoriteit van de lidstaat van vrijgave.
Wat te doen als een biologisch monster positief test op verboden stoffen
Dat gebeurt vaker dan u zou denken.
Het biologische veld van uw leverancier ligt naast het niet-biologische veld van een andere leverancier, de wind waait de verkeerde kant op, en plotseling vindt uw certificeerder verboden pesticiden in uw biologische product.
Hier is wat u moet doen als het gebeurt:
- Raak niet in paniek. Als u uw product niet aan iets heeft blootgesteld, is het waarschijnlijk niet uw schuld.
- Blokkeer de goederen. Uw certificeerder stuurt u een e-mail met het verzoek om ze te blokkeren. U mag ze niet verplaatsen of aan iemand verkopen, en u kunt ze ook niet als conventioneel verkopen.
- Werk samen met het onderzoek. De certificeerder zal nu een onderzoek moeten leiden om te bepalen hoe de verboden stof in het product terecht is gekomen. Het is in uw belang om samen te werken, maar het is ook in uw belang om te verifiëren of de blokkering van uw product gerechtvaardigd is, door naar de labresultaten te kijken die ze met u hebben gedeeld.
- Interpreteer de resultaten. Soms wordt de verwerkingsfactor niet in overweging genomen. Bijvoorbeeld, pesticidenlimieten worden opgelegd aan het rauwe landbouwproduct. Als het product is verwerkt of gedroogd, mag de concentratie van pesticide per mg hoger zijn in het verwerkte product dan in het rauwe. De concentratie die in het verwerkte product wordt gevonden, moet daarom worden gedeeld door de verwerkingsfactor. Zoek online hoe u het moet berekenen.
- Vraag om een tweede analyse. Als ervaren, zal uw controleur twee monsters hebben genomen, dus als de eerste positief terugkomt, zal de tweede helpen bij een contra-analyse. Het is uw recht om er een te vragen.
- Als de contra-analyse ook positief terugkomt, laat het onderzoek zijn gang gaan. Uw controlerende organisatie zal de COI gebruiken om contact op te nemen met de controlerende organisatie van uw leverancier en uit te zoeken waar de stof vandaan kwam.
- Laat het uw klanten weten.