Importul alimentelor ecologice din afara UE în UE este complicat. Mi-a luat aproape un an să învăț cum funcționează. Iată tot ce trebuie să știți pentru a gestiona în siguranță importurile dumneavoastră ecologice.
1. Asigurarea elementelor de bază corecte
Pentru a importa alimente ecologice, aveți nevoie de o licență pentru importul de alimente.
Pentru a o obține, trebuie să obțineți:
- Un număr de companie/număr de TVA
- Un număr EORI (pentru import/export)
- O autorizație/licență de la agenția națională pentru siguranța alimentelor
Odată ce aveți toate trei, puteți solicita o certificare ecologică.
2. Obținerea certificării ecologice
Găsiți o companie acreditată să elibereze certificări ecologice și solicitați o certificare ecologică.
Dacă sunteți norocoși, vă vor trimite documentație despre ce trebuie să faceți pentru a obține certificarea. Dacă nu, puteți cerceta online.
În primul rând, va trebui să creați o cerere explicând tipul de activități pe care le veți întreprinde. Veți fi importator/exportator? Veți stoca? Veți deschide sacii pentru a-i reambala în unități mai mici? Veți amesteca alimentele sau le veți procesa?
Certificarea pentru activități de import/export în care nu deschideți nimic este cea mai ușoară de obținut.
Odată ce ați completat dosarul, acreditatorul va organiza o vizită în timpul căreia unul dintre auditorii lor va veni să verifice că documentația și instalația dumneavoastră sunt conforme.
Principalul risc pe care auditorul îl va avea în vedere la vizitarea instalației dumneavoastră este contaminarea încrucișată. Asta înseamnă că va trebui să scrieți proceduri care explică:
- Cum alegeți furnizorii (și cum evitați alegerea unor furnizori răi)
- Cum importați mărfurile din țări terțe în UE
- Cum primiți mărfurile în instalația dumneavoastră (inclusiv verificări)
- Cum depozitați mărfurile în instalația dumneavoastră
- Ce faceți cu mărfurile: le reambalați? Le expediați imediat clienților dumneavoastră?
- Proceduri de apărare alimentară și de fraudă alimentară
- Proceduri de calitate
- Un plan HACCP de bază
Odată ce aceste proceduri au fost scrise, asigurați-vă că biroul/depozitul dumneavoastră le pune în practică. De exemplu, dacă doriți o secțiune dedicată pentru produsele ecologice (cu siguranță doriți asta), asigurați-vă că indicați unde în instalație vor fi depozitate produsele, cu semne și marcaje pe podea.
De asemenea, veți avea nevoie de un sistem de contabilitate a stocurilor care să permită auditorilor să verifice că dacă ați importat 10 kg de cafea ecologică, nu ați vândut 15 kg din ea. Asta ar însemna că ați vândut cafea neecologică ca fiind ecologică, ceea ce este un mare nu-nu.
Alte elemente pe care auditorul le va avea în vedere:
- Certificatele furnizorilor: vor să se asigure că oricine de la care cumpărați este certificat ecologic.
- Etichetarea: trebuie să etichetați corespunzător facturile și etichetele alimentare cu logo-ul ecologic.
- Registrele de reclamații și neconformități: vor să verifice că notați reclamațiile și neconformitățile.
Cea mai bună abordare este să cereți certificatorului o listă a documentelor pe care trebuie să le stabiliți. Odată ce auditorul a venit și a validat configurația dumneavoastră, veți primi certificatul ecologic oficial.
3. Accesarea TRACES
Odată ce ați obținut certificatul ecologic, veți putea să vă conectați la TRACES NT.
TRACES NT este platforma UE unde certificatele oficiale sunt create și verificate. Orice companie din țară terță care dorește să vândă produse ecologice în UE trebuie să se înregistreze pe TRACES. Platforma asigură conformitate alimentară completă de la producător la consumator. Vedeți ghidul nostru TRACES NT pentru o prezentare generală mai largă a platformei dacă nu sunteți încă familiarizați cu ea.
Pentru a vă conecta la TRACES, va trebui să creați un cont UE.
Sfat: păstrați aceeași adresă de email pentru toate, deoarece va face identificarea dumneavoastră mai ușoară și mai rapidă.
Odată ce aveți un cont UE, va trebui să solicitați acces la TRACES prin reprezentantul local TRACES. În Belgia, este gestionat de Agenția Federală pentru Siguranța Lanțului Alimentar (AFSCA/FAVV). Întrebați-vă certificatorul la cine ar trebui să contactați.
4. Conectarea contului TRACES la profilul dumneavoastră de operator
Odată ce obțineți certificarea ecologică, ar trebui să apăreți în TRACES ca operator. Tastați numele dumneavoastră și ar trebui să fiți prezentat în partea de sus a listei.
Cu toate acestea, pentru a vedea și gestiona COI-urile dumneavoastră (Certificate de Inspecție), trebuie să conectați contul de conectare TRACES UE cu profilul dumneavoastră de operator. Urmați această procedură:
- Faceți clic pe adresa dumneavoastră de email din colțul din dreapta sus
- Faceți clic pe „Editați profilul dumneavoastră”
- Faceți clic pe butonul verde „Solicitați un nou rol”
- Faceți clic pe „Operator”
- Căutați-vă în bara de căutare
- Selectați profilul dumneavoastră
- Faceți clic pe „Solicitați autorizare”
- Scrieți un mesaj scurt
Contactați organizația dumneavoastră de certificare și cereți-le să valideze înregistrarea. Veți putea acum să consultați COI-urile dumneavoastră, să le editați și să le creați.
5. Crearea COI-ului dumneavoastră
COI-ul este pașaportul ecologic al unui produs. Trebuie să fie emis înainte ca mărfurile să părăsească țara, dar poate fi editat ulterior pentru a corecta informații greșite sau pentru a adăuga informații noi.
Deși responsabilitatea creării acestuia revine de obicei vânzătorului (cutiile 1 până la 18 în mod specific) și organizației lor de certificare, puteți, de asemenea, să îl creați dumneavoastră și să completați toate informațiile pe care le știți, pentru a accelera lucrurile.
Veți avea nevoie de câteva documente pentru a-l însoți, iar verificarea că le aveți înainte de a crea COI-ul este importantă:
- Factura: ar trebui să conțină numele și codul organizației care validează COI-ul în țara din care pleacă alimentele
- Lista de ambalare
- Avizul aerian, deși îl puteți adăuga ulterior
Odată ce aveți toate acestea, conectați-vă la TRACES, faceți clic pe „Documente” în stânga, apoi pe „COI”, apoi pe „Creați un nou COI”, și completați următoarele cutii:
- Cutia 10: aceasta indică unde vor fi prezentate mărfurile la vamă. Cereți această informație de la expeditorul dumneavoastră de marfă sau transportator (FedEx, DHL, etc.).
- Cutiile 11 și 12: țara dumneavoastră și dumneavoastră.
- Cutia 17: cereți expeditorului de marfă sau transportatorului numărul de zbor (dacă este aplicabil și dacă îl știu deja) și numărul avizului aerian. Poate fi editat înainte de crearea COI-ului, dar odată creat, poate fi modificat doar de autoritatea de certificare a țării de plecare.
- Cutia 19: oricine prezintă transportul la vamă, fie un agent vamal, fie expeditorul dumneavoastră de marfă. Aveți control total asupra acestei cutii.
- Cutia 20: timpul estimat de sosire a pachetului la controlul vamal. Dacă estimarea se dovedește greșită, o puteți corecta ulterior.
- Cutia 24: oricine va primi primul mărfurile. Aceștia trebuie să fie certificați pentru a manipula alimente ecologice.
Încărcați avizul aerian, factura și lista de ambalare sub „Documente justificative”, și adăugați numărul/numele avizului aerian în cutia 17, sub „număr de zbor”.
Odată ce sunteți mulțumiți de COI, întrebați-vă furnizorul cine doresc ca autoritate emitentă și completați Cutia 1 cu acele detalii. Trimiteți COI-ul, iar autoritatea emitentă va primi o alertă pentru a-l completa. De asemenea, este recomandat să le trimiteți un email.
Odată ce autoritatea emitentă l-a completat, informați autoritatea locală responsabilă de validarea acestuia cu câteva zile înainte ca mărfurile să fie prezentate la vamă.
6. Validarea COI-ului
Odată ce totul a fost completat de toată lumea, autoritatea responsabilă din țara dumneavoastră ar trebui să îl valideze. Odată ce l-au validat, puteți confirma în TRACES că ați primit mărfurile.
Gata? Felicitări! Acum sunteți liberi să vindeți produsul dumneavoastră sub logo-ul ecologic clienților dumneavoastră.
Vă rugăm să rețineți că procedurile se schimbă. Vă rugăm să le confirmați cu organismul dumneavoastră de control și autoritatea competentă a statului membru de eliberare.
Ce să faceți dacă o probă ecologică testează pozitiv pentru substanțe interzise
Asta se întâmplă mai des decât ați ghici.
Câmpul ecologic al furnizorului dumneavoastră este lângă câmpul neecologic al altui furnizor, vântul bate în direcția greșită și, brusc, certificatorul dumneavoastră găsește pesticide interzise în produsul dumneavoastră ecologic.
Iată ce să faceți când se întâmplă:
- Nu intrați în panică. Dacă nu ați expus produsul la nimic, probabil nu este vina dumneavoastră.
- Blocați marfa. Certificatorul dumneavoastră vă va trimite un email cerându-vă să o blocați. Nu aveți voie să o mutați sau să o vindeți nimănui, și nici nu o puteți vinde ca fiind convențională.
- Cooperați cu investigația. Certificatorul va trebui acum să conducă o investigație pentru a determina cum a ajuns substanța interzisă în produs. Este în interesul dumneavoastră să cooperați, dar este și în interesul dumneavoastră să verificați dacă blocarea produsului dumneavoastră este justificată, uitându-vă la rezultatele de laborator pe care vi le-au împărtășit.
- Interpretați rezultatele. Uneori factorul de procesare nu este luat în considerare. De exemplu, limitele de pesticide sunt impuse pe produsul agricol brut. Dacă produsul este procesat sau uscat, concentrația de pesticid per mg ar trebui să fie așteptată a fi mai mare în produsul procesat decât în cel brut. Concentrația găsită în produsul procesat trebuie, prin urmare, împărțită la factorul de procesare. Căutați online cum să o calculați.
- Cereți o a doua analiză. Dacă este experimentat, controlorul dumneavoastră va fi luat două probe, astfel încât dacă prima revine pozitivă, a doua va ajuta cu o contra-analiză. Este dreptul dumneavoastră să cereți una.
- Dacă contra-analiza revine și ea pozitivă, lăsați investigația să-și urmeze cursul. Organizația dumneavoastră de control va folosi COI-ul pentru a contacta organizația de control a furnizorului dumneavoastră și a afla de unde a provenit substanța.
- Anunțați-vă clienții.