Importar alimentos orgánicos desde fuera de la UE a la UE es complicado. Me llevó casi un año aprender cómo funcionaba. Aquí tiene todo lo que necesita saber para gestionar de forma segura sus importaciones orgánicas.
1. Conseguir lo básico correctamente
Para importar alimentos orgánicos, necesita una licencia para importar alimentos.
Para obtenerla, necesita conseguir:
- Un número de empresa/Número de IVA
- Un número EORI (para importación/exportación)
- Una autorización/licencia de su agencia nacional de alimentación
Una vez que tenga los tres, puede solicitar una certificación orgánica.
2. Obtener su certificación orgánica
Encuentre una empresa acreditada para emitir certificaciones orgánicas y solicite una certificación orgánica.
Si tiene suerte, le enviarán documentación sobre lo que necesita hacer para obtener su certificación. Si no, puede investigarlo en línea.
Primero, necesitará crear una solicitud explicando el tipo de actividades que realizará. ¿Será importador/exportador? ¿Almacenará? ¿Abrirá los sacos para reenvasarlos en unidades más pequeñas? ¿Mezclará los alimentos o los procesará?
La certificación para actividades de importación/exportación en las que no se abre nada es la más fácil de obtener.
Una vez que haya completado su expediente, el acreditador organizará una visita durante la cual uno de sus auditores vendrá a comprobar que su documentación e instalación cumplen los requisitos.
El principal riesgo en el que se centrará el auditor al visitar su instalación es la contaminación cruzada. Eso significa que tendrá que redactar procedimientos que expliquen:
- Cómo elige a sus proveedores (y cómo evita elegir proveedores malos)
- Cómo importa las mercancías desde terceros países a la UE
- Cómo recibe las mercancías en su instalación (incluidas las comprobaciones)
- Cómo almacena las mercancías en su instalación
- Qué hace con las mercancías: ¿las reenvasa? ¿las envía inmediatamente a sus clientes?
- Procedimientos de defensa alimentaria y de fraude alimentario
- Procedimientos de calidad
- Un plan HACCP básico
Una vez redactados esos procedimientos, asegúrese de que su oficina/almacén los pone en práctica. Por ejemplo, si desea una sección dedicada a los productos orgánicos (definitivamente querrá eso), asegúrese de indicar dónde se almacenarán los productos en la instalación, con letreros y marcas en el suelo.
También necesitará un sistema de contabilidad de existencias que permita a los auditores verificar que si importó 10 kg de café orgánico, no vendió 15 kg de él. Eso significaría que vendió café no orgánico como orgánico, lo cual es un gran error.
Otros aspectos en los que se centrará el auditor:
- Certificados de proveedores: quieren asegurarse de que quien le suministre esté certificado como orgánico.
- Etiquetado: necesita etiquetar correctamente sus facturas y etiquetas de alimentos con el logo orgánico.
- Registros de quejas y no conformidades: quieren comprobar que tome nota de las quejas y no conformidades.
El mejor enfoque es pedir al certificador una lista de los documentos que necesita establecer. Una vez que el auditor haya venido y validado su configuración, recibirá su certificado orgánico oficial.
3. Acceder a TRACES
Una vez que haya obtenido su certificado orgánico, podrá iniciar sesión en TRACES NT.
TRACES NT es la plataforma de la UE donde se crean y verifican los certificados oficiales. Cualquier empresa de un tercer país que desee vender productos orgánicos en la UE necesita registrarse en TRACES. La plataforma garantiza el cumplimiento total de la normativa alimentaria desde el productor hasta el consumidor. Consulte nuestra guía de TRACES NT para una visión general más amplia de la plataforma si aún no está familiarizado con ella.
Para iniciar sesión en TRACES, necesitará crear una cuenta de la UE.
Consejo: mantenga la misma dirección de correo electrónico para todo, ya que facilitará y agilizará su identificación.
Una vez que tenga una cuenta de la UE, tendrá que solicitar acceso a TRACES a través de su representante local de TRACES. En Bélgica, se encarga la Agencia Federal para la Seguridad de la Cadena Alimentaria (AFSCA/FAVV). Pregunte a su certificador a quién debe dirigirse.
4. Vincular su cuenta de TRACES a su perfil de operador
Una vez que obtenga su certificación orgánica, debería aparecer en TRACES como operador. Escriba su nombre y debería aparecer al principio de la lista.
Sin embargo, para ver y gestionar sus COI (Certificados de Inspección), necesita vincular su cuenta de inicio de sesión de TRACES de la UE con su perfil de operador. Siga este procedimiento:
- Haga clic en su dirección de correo electrónico en la esquina superior derecha
- Haga clic en "Editar su perfil"
- Haga clic en el botón verde "Solicitar un nuevo rol"
- Haga clic en "Operador"
- Búsquese a sí mismo en la barra de búsqueda
- Seleccione su perfil
- Haga clic en "Solicitar autorización"
- Escriba un mensaje breve
Póngase en contacto con su organización certificadora y pídales que validen el registro. Ahora podrá consultar sus COI, editarlos y crearlos.
5. Crear su COI
El COI es el pasaporte orgánico de un producto. Debe emitirse antes de que las mercancías abandonen el país, pero puede editarse posteriormente para corregir información incorrecta o añadir nueva información.
Aunque la responsabilidad de crearlo suele recaer en el vendedor (específicamente los recuadros 1 a 18) y su organización certificadora, también puede crearlo usted mismo y completar toda la información que conozca, para agilizar las cosas.
Necesitará algunos documentos para acompañarlo, y es importante comprobar que los tiene antes de crear el COI:
- La factura: debe incluir el nombre y el código de la organización que valida el COI en el país desde el que sale el alimento
- La lista de embalaje
- La guía aérea, aunque puede añadirla más tarde
Una vez que tenga todo eso, inicie sesión en TRACES, haga clic en "Documentos" a la izquierda, luego en "COI", luego en "Crear un nuevo COI", y complete los siguientes recuadros:
- Recuadro 10: indica dónde se presentarán las mercancías ante la aduana. Pregunte a su transitario o transportista (FedEx, DHL, etc.) por esta información.
- Recuadros 11 y 12: su país y usted.
- Recuadro 17: pregunte a su transitario o transportista el número de vuelo (si corresponde y si ya lo saben) y el número de la guía aérea. Puede editarse antes de que se cree el COI, pero una vez creado, solo puede modificarlo la autoridad certificadora del país de salida.
- Recuadro 19: quien presente el envío ante la aduana, ya sea un agente de aduanas o su transitario. Usted tiene control total sobre este recuadro.
- Recuadro 20: la hora estimada de llegada del paquete al control aduanero. Si la estimación resulta ser incorrecta, puede corregirla más tarde.
- Recuadro 24: quien reciba primero las mercancías. Deben estar certificados para manipular alimentos orgánicos.
Cargue la guía aérea, la factura y la lista de embalaje en "Documentos de apoyo", y añada el número/nombre de la guía aérea en el recuadro 17, debajo de "número de vuelo".
Una vez que esté satisfecho con el COI, pregunte a su proveedor quién quiere como autoridad emisora y complete el Recuadro 1 con esos detalles. Envíe el COI, y la autoridad emisora recibirá una alerta para completarlo. También se recomienda enviarles un correo electrónico.
Una vez que la autoridad emisora lo haya completado, informe a su autoridad local encargada de validarlo unos días antes de que las mercancías se presenten ante la aduana.
6. Validar el COI
Una vez que todo haya sido completado por todos, la autoridad encargada en su país debería validarlo. Una vez que lo hayan validado, puede confirmar en TRACES que ha recibido las mercancías.
¿Listo? ¡Enhorabuena! Ahora es libre de vender su producto bajo el logo orgánico a sus clientes.
Tenga en cuenta que los procedimientos cambian. Confírmelos con su organismo de control y la autoridad competente del Estado miembro de liberación.
Qué hacer si una muestra orgánica da positivo en sustancias prohibidas
Eso sucede más a menudo de lo que imaginaría.
El campo orgánico de su proveedor está al lado del campo no orgánico de otro proveedor, el viento sopla en la dirección equivocada y, de repente, su certificador encuentra pesticidas prohibidos en su producto orgánico.
Esto es lo que debe hacer cuando suceda:
- No entre en pánico. Si no expuso su producto a nada, probablemente no sea su culpa.
- Bloquee la mercancía. Su certificador le enviará un correo electrónico pidiéndole que la bloquee. No está permitido moverla ni venderla a nadie, y tampoco puede venderla como convencional.
- Coopere con la investigación. El certificador tendrá ahora que liderar una investigación para determinar cómo terminó la sustancia prohibida en el producto. Es de su interés cooperar, pero también es de su interés verificar si el bloqueo de su producto está justificado, revisando los resultados de laboratorio que le compartieron.
- Interprete los resultados. A veces no se tiene en cuenta el factor de procesamiento. Por ejemplo, los límites de pesticidas se imponen al producto agrícola crudo. Si el producto se procesa o se seca, se espera que la concentración de pesticida por mg sea mayor en el producto procesado que en el crudo. Por lo tanto, la concentración encontrada en el producto procesado debe dividirse por el factor de procesamiento. Busque en línea cómo calcularlo.
- Solicite un segundo análisis. Si tiene experiencia, su controlador habrá tomado dos muestras, por lo que si la primera da positivo, la segunda ayudará con un contraanálisis. Es su derecho solicitar uno.
- Si el contraanálisis también da positivo, deje que la investigación siga su curso. Su organización de control utilizará el COI para ponerse en contacto con la organización de control de su proveedor y averiguar de dónde provino la sustancia.
- Informe a sus clientes.