Importare alimenti biologici da fuori dall'Unione Europea nell'Unione Europea è complicato. Mi ci è voluto quasi un anno per capire come funzionava. Ecco tutto ciò che devi sapere per gestire in sicurezza le tue importazioni biologiche.
1. Capire le basi
Per importare alimenti biologici, è necessaria una licenza per importare alimenti.
Per ottenerla, è necessario ottenere:
- Un numero di partita IVA aziendale
- Un numero EORI (per import/export)
- Un'autorizzazione/licenza dalla tua agenzia alimentare nazionale
Una volta ottenuti tutti e tre, puoi richiedere una certificazione biologica.
2. Ottenere la certificazione biologica
Trova un'azienda accreditata per rilasciare certificazioni biologiche e fai domanda per una certificazione biologica.
Se sei fortunato, ti invieranno la documentazione su cosa devi fare per ottenere la certificazione. In caso contrario, puoi ricercarlo online.
Innanzitutto, dovrai creare una domanda spiegando il tipo di attività che intraprenderai. Sarai un importatore/esportatore? Farai stoccaggio? Aprirai i sacchi per riconfezionarli in unità più piccole? Mescolerai gli alimenti o li lavorerai?
La certificazione per attività di import/export in cui non apri nulla è la più facile da ottenere.
Una volta completato il tuo fascicolo, l'ente accreditante organizzerà una visita durante la quale uno dei loro auditor verrà a verificare che la tua documentazione e la struttura siano conformi.
Il rischio principale su cui l'auditor si concentrerà durante la visita alla tua struttura è la contaminazione incrociata. Ciò significa che dovrai scrivere procedure che spiegano:
- Come scegli i tuoi fornitori (e come eviti di scegliere fornitori scadenti)
- Come importi le merci dai paesi terzi nell'Unione Europea
- Come ricevi le merci nella tua struttura (inclusi i controlli)
- Come conservi le merci nella tua struttura
- Cosa fai con le merci: le riconfezioni? Le spedisci immediatamente ai tuoi clienti?
- Procedure di difesa alimentare e prevenzione frodi alimentari
- Procedure di qualità
- Un piano HACCP di base
Una volta scritte queste procedure, assicurati che il tuo ufficio/magazzino le metta in pratica. Ad esempio, se vuoi una sezione dedicata ai prodotti biologici (che sicuramente vorrai), assicurati di indicare dove nella struttura saranno conservati i prodotti, con cartelli e segni sul pavimento.
Avrai anche bisogno di un sistema di contabilità delle scorte che consenta agli auditor di verificare che se hai importato 10 kg di caffè biologico, non ne abbia venduti 15 kg. Ciò significherebbe che hai venduto caffè non biologico come biologico, cosa assolutamente vietata.
Altri elementi su cui l'auditor si concentrerà:
- Certificati dei fornitori: vogliono assicurarsi che chiunque tu acquisti sia certificato biologico.
- Etichettatura: devi etichettare correttamente le tue fatture e le etichette degli alimenti con il logo biologico.
- Registri dei reclami e delle non conformità: vogliono verificare che tu prenda nota dei reclami e delle non conformità.
Il miglior approccio è chiedere al certificatore un elenco dei documenti che devi predisporre. Una volta che l'auditor è venuto e ha convalidato la tua configurazione, riceverai il tuo certificato biologico ufficiale.
3. Accedere a TRACES
Una volta ottenuto il tuo certificato biologico, sarai in grado di accedere a TRACES NT.
TRACES NT è la piattaforma dell'Unione Europea in cui vengono creati e verificati i certificati ufficiali. Qualsiasi azienda di un paese terzo che desidera vendere prodotti biologici nell'Unione Europea deve registrarsi su TRACES. La piattaforma garantisce la completa conformità alimentare dal produttore al consumatore. Consulta la nostra guida a TRACES NT per una panoramica più ampia della piattaforma se non la conosci ancora.
Per accedere a TRACES, dovrai creare un account dell'Unione Europea.
Consiglio: mantieni lo stesso indirizzo email per tutto, poiché renderà la tua identificazione più facile e rapida.
Una volta che hai un account dell'Unione Europea, dovrai richiedere l'accesso a TRACES tramite il tuo rappresentante locale di TRACES. In Belgio, è gestito dall'Agenzia Federale per la Sicurezza della Catena Alimentare (AFSCA/FAVV). Chiedi al tuo certificatore a chi dovresti rivolgerti.
4. Collegare il tuo account TRACES al tuo profilo operatore
Una volta ottenuta la certificazione biologica, dovresti apparire in TRACES come operatore. Digita il tuo nome e dovresti essere in primo piano nella lista.
Tuttavia, per vedere e gestire i tuoi COI (Certificati di Ispezione), devi collegare il tuo account di accesso TRACES dell'Unione Europea con il tuo profilo operatore. Segui questa procedura:
- Clicca sul tuo indirizzo email nell'angolo in alto a destra
- Clicca su "Modifica il tuo profilo"
- Clicca sul pulsante verde "Richiedi un nuovo ruolo"
- Clicca su "Operatore"
- Cerca te stesso nella barra di ricerca
- Seleziona il tuo profilo
- Clicca su "Richiedi autorizzazione"
- Scrivi un breve messaggio
Contatta il tuo organismo di certificazione e chiedi loro di convalidare la registrazione. Ora sarai in grado di consultare i tuoi COI, modificarli e crearli.
5. Creare il tuo COI
Il COI è il passaporto biologico di un prodotto. Deve essere emesso prima che le merci lascino il paese, ma può essere modificato successivamente per correggere informazioni errate o aggiungere nuove informazioni.
Sebbene la responsabilità di crearlo ricada solitamente sul venditore (in particolare le caselle da 1 a 18) e sul loro organismo di certificazione, puoi anche crearlo tu stesso e compilare tutte le informazioni che conosci, per velocizzare le cose.
Avrai bisogno di alcuni documenti da allegare, ed è importante verificare di averli prima di creare il COI:
- La fattura: deve riportare il nome e il codice dell'organizzazione che convalida il COI nel paese da cui parte l'alimento
- La lista di imballaggio
- La lettera di trasporto aereo, anche se puoi aggiungerla successivamente
Una volta che hai tutto, accedi a TRACES, clicca su "Documenti" a sinistra, poi su "COI", poi su "Crea un nuovo COI", e compila le seguenti caselle:
- Casella 10: indica dove le merci saranno presentate alla dogana. Chiedi al tuo spedizioniere o trasportatore (FedEx, DHL, ecc.) queste informazioni.
- Caselle 11 e 12: il tuo paese e te.
- Casella 17: chiedi al tuo spedizioniere o trasportatore il numero di volo (se applicabile e se lo sanno già) e il numero della lettera di trasporto aereo. Può essere modificato prima che il COI sia creato, ma una volta creato, può essere modificato solo dall'autorità di certificazione del paese di partenza.
- Casella 19: chiunque presenti la spedizione alla dogana, sia un agente doganale o il tuo spedizioniere. Hai il controllo totale su questa casella.
- Casella 20: il tempo stimato di arrivo del pacco al controllo doganale. Se la stima si rivela errata, puoi correggerla successivamente.
- Casella 24: chiunque riceverà per primo le merci. Devono essere certificati per gestire alimenti biologici.
Carica la lettera di trasporto aereo, la fattura e la lista di imballaggio sotto "Documenti di supporto", e aggiungi il numero/nome della lettera di trasporto aereo nella casella 17, sotto "numero di volo".
Una volta soddisfatto del COI, chiedi al tuo fornitore chi vogliono come autorità emittente e compila la Casella 1 con quei dettagli. Invia il COI, e l'autorità emittente riceverà un avviso per completarlo. Si consiglia anche di inviare loro un'email.
Una volta che l'autorità emittente l'ha completato, informa la tua autorità locale incaricata della convalida alcuni giorni prima che le merci siano presentate alla dogana.
6. Convalidare il COI
Una volta che tutto è stato compilato da tutti, l'autorità competente nel tuo paese dovrebbe convalidarlo. Una volta convalidato, puoi confermare in TRACES di aver ricevuto le merci.
Fatto? Congratulazioni! Ora sei libero di vendere il tuo prodotto con il logo biologico ai tuoi clienti.
Si prega di notare che le procedure cambiano. Si prega di confermarle con il proprio organismo di controllo e l'autorità competente dello Stato membro di rilascio.
Cosa fare se un campione biologico risulta positivo a sostanze vietate
Questo accade più spesso di quanto si pensi.
Il campo biologico del tuo fornitore è accanto al campo non biologico di un altro fornitore, il vento soffia nella direzione sbagliata e improvvisamente il tuo certificatore trova pesticidi vietati nel tuo prodotto biologico.
Ecco cosa fare quando accade:
- Non farti prendere dal panico. Se non hai esposto il tuo prodotto a nulla, probabilmente non è colpa tua.
- Blocca la merce. Il tuo certificatore ti invierà un'email chiedendoti di bloccarla. Non ti è permesso spostarla o venderla a nessuno, e non puoi venderla nemmeno come convenzionale.
- Coopera con l'indagine. Il certificatore dovrà ora condurre un'indagine per determinare come la sostanza vietata sia finita nel prodotto. È nel tuo interesse cooperare, ma è anche nel tuo interesse verificare se il blocco del tuo prodotto è giustificato, esaminando i risultati di laboratorio che ti hanno condiviso.
- Interpreta i risultati. A volte il fattore di lavorazione non viene preso in considerazione. Ad esempio, i limiti di pesticidi sono imposti sul prodotto agricolo grezzo. Se il prodotto è lavorato o essiccato, la concentrazione di pesticidi per mg dovrebbe essere prevista più alta nel prodotto lavorato rispetto a quello grezzo. La concentrazione trovata nel prodotto lavorato deve quindi essere divisa per il fattore di lavorazione. Cerca online come calcolarlo.
- Chiedi una seconda analisi. Se esperto, il tuo controllore avrà prelevato due campioni, quindi se il primo risulta positivo, il secondo aiuterà con un'analisi di contro. È tuo diritto chiederne una.
- Se anche l'analisi di contro risulta positiva, lascia che l'indagine segua il suo corso. Il tuo organismo di controllo utilizzerà il COI per contattare l'organismo di controllo del tuo fornitore e scoprire da dove proviene la sostanza.
- Informa i tuoi clienti.