Att importera ekologiska livsmedel från utanför EU till EU är komplicerat. Det tog mig nästan ett år att lära mig hur det fungerade. Här är allt du behöver veta för att säkert hantera dina ekologiska importer.
1. Att få grunderna rätt
För att importera ekologiska livsmedel behöver du en licens för att importera livsmedel.
För att få en sådan behöver du skaffa:
- Ett företags-/momsnummer
- Ett EORI-nummer (för import/export)
- En auktorisation/licens från din nationella livsmedelsmyndighet
När du har alla tre kan du ansöka om en ekologisk certifiering.
2. Att få din ekologiska certifiering
Hitta ett företag som är ackrediterat att utfärda ekologiska certifieringar och ansök om en ekologisk certifiering.
Om du har tur skickar de dig dokumentation om vad du behöver göra för att få din certifiering. Om inte kan du söka information online.
Först behöver du skapa en ansökan som förklarar vilken typ av aktiviteter du kommer att utföra. Kommer du att vara importör/exportör? Kommer du att lagra? Kommer du att öppna påsarna för att packa om dem i mindre enheter? Kommer du att blanda livsmedlen eller bearbeta dem?
Certifiering för import-/exportaktiviteter där du inte öppnar något är den enklaste att få.
När du har slutfört din akt kommer ackrediteraren att organisera ett besök under vilket en av deras revisorer kommer för att kontrollera att din dokumentation och anläggning är förenlig.
Den främsta risken som revisorn kommer att fokusera på vid besök på din anläggning är korskontaminering. Det innebär att du måste skriva procedurer som förklarar:
- Hur du väljer dina leverantörer (och hur du undviker att välja dåliga leverantörer)
- Hur du importerar varorna från tredjeländer till EU
- Hur du tar emot varorna på din anläggning (inklusive kontroller)
- Hur du lagrar varorna på din anläggning
- Vad du gör med varorna: packar du om? Skickar du omedelbart till dina kunder?
- Procedurer för livsmedelsförsvar och livsmedelsbedrägeri
- Kvalitetsprocedurer
- En grundläggande HACCP-plan
När dessa procedurer har skrivits, se till att ditt kontor/lager sätter dem i praktik. Till exempel, om du vill ha en dedikerad sektion för ekologiska produkter (det vill du absolut), se till att du anger var i anläggningen produkterna ska lagras, med skyltar och markeringar på golvet.
Du kommer också att behöva ett lagerbokföringssystem som gör det möjligt för revisorer att verifiera att om du importerade 10 kg ekologiskt kaffe, sålde du inte 15 kg av det. Det skulle innebära att du sålde icke-ekologiskt kaffe som ekologiskt, vilket är ett stort nej.
Andra saker som revisorn kommer att fokusera på:
- Leverantörscertifikat: de vill säkerställa att den du köper från är certifierad ekologisk.
- Märkning: du behöver märka dina fakturor och livsmedelsmärkningar korrekt med den ekologiska logotypen.
- Klagomåls- och avvikelseregister: de vill kontrollera att du noterar klagomål och avvikelser.
Det bästa tillvägagångssättet är att be certifieraren om en lista över de dokument du behöver upprätta. När revisorn har kommit och validerat din uppställning kommer du att få ditt officiella ekologiska certifikat.
3. Att komma in i TRACES
När du har fått ditt ekologiska certifikat kommer du att kunna logga in på TRACES NT.
TRACES NT är EU:s plattform där officiella certifikat skapas och kontrolleras. Alla företag från tredjeländer som vill sälja ekologiska produkter i EU behöver registrera sig på TRACES. Plattformen säkerställer fullständig livsmedelsöverensstämmelse från producent till konsument. Se vår TRACES NT-guide för en bredare översikt över plattformen om du inte är bekant med den ännu.
För att logga in på TRACES behöver du skapa ett EU-konto.
Tips: behåll samma e-postadress för allt, eftersom det kommer att göra din identifiering enklare och snabbare.
När du har ett EU-konto kommer du att behöva begära åtkomst till TRACES via din lokala TRACES-representant. I Belgien hanteras det av Federal Agency for the Safety of the Food Chain (AFSCA/FAVV). Fråga din certifierare vem du bör kontakta.
4. Att länka ditt TRACES-konto till din operatörsprofil
När du får din ekologiska certifiering bör du visas i TRACES som en operatör. Skriv ditt namn och du bör vara med högst upp på listan.
Men för att se och hantera dina COI:er (inspektionscertifikat) behöver du länka ditt TRACES EU-inloggningskonto med din operatörsprofil. Följ denna procedur:
- Klicka på din e-postadress i det övre högra hörnet
- Klicka på "Redigera din profil"
- Klicka på den gröna knappen "Begär en ny roll"
- Klicka på "Operatör"
- Sök efter dig själv i sökfältet
- Välj din profil
- Klicka på "Begär auktorisation"
- Skriv ett kort meddelande
Kontakta din certifieringsorganisation och be dem validera registreringen. Du kommer nu att kunna konsultera dina COI:er, redigera dem och skapa dem.
5. Att skapa ditt COI
COI:t är produktens ekologiska pass. Det måste utfärdas innan varorna lämnar landet, men det kan redigeras senare för att antingen korrigera information som var felaktig eller lägga till ny information.
Medan ansvaret för att skapa det vanligtvis ligger på säljaren (specifikt rutorna 1 till 18) och deras certifieringsorganisation kan du också skapa det själv och fylla i all information du känner till för att påskynda saker.
Du kommer att behöva några dokument som följer med det, och det är viktigt att kontrollera att du har dem innan du skapar COI:t:
- Fakturan: den bör innehålla namnet och koden för den organisation som validerar COI:t i det land där livsmedlet avgår från
- Packlistan
- Luftfraktbrevet, även om du kan lägga till det senare
När du har allt det, logga in på TRACES, klicka på "Dokument" till vänster, sedan på "COI", sedan på "Skapa ett nytt COI", och fyll i följande rutor:
- Ruta 10: detta anger var varorna kommer att presenteras för tullen. Fråga din speditör eller transportör (FedEx, DHL, etc.) om denna information.
- Rutorna 11 och 12: ditt land och du.
- Ruta 17: fråga din speditör eller transportör om flygnumret (om tillämpligt och om de redan vet det) och luftfraktbrevsnumret. Det kan redigeras innan COI:t skapas, men när det är skapat kan det endast ändras av det avgående landets certifieringsmyndighet.
- Ruta 19: den som presenterar sändningen för tullen, antingen en tullagent eller din speditör. Du har total kontroll över denna ruta.
- Ruta 20: den beräknade ankomsttiden för paketet vid tullkontrollen. Om uppskattningen visar sig vara fel kan du korrigera det senare.
- Ruta 24: den som först kommer att ta emot varorna. De måste vara certifierade för att hantera ekologiska livsmedel.
Ladda upp luftfraktbrevet, fakturan och packlistan under "Stödjande dokument", och lägg till luftfraktbrevsnumret/namnet i ruta 17, under "flygnummer".
När du är nöjd med COI:t, fråga din leverantör vem de vill ha som utfärdande myndighet och fyll i ruta 1 med dessa uppgifter. Skicka in COI:t, och den utfärdande myndigheten kommer att få ett meddelande att slutföra det. Det rekommenderas också att skicka ett e-postmeddelande till dem.
När den utfärdande myndigheten har slutfört det, informera din lokala myndighet som ansvarar för att validera det några dagar innan varorna presenteras för tullen.
6. Att validera COI:t
När allt har fyllts i av alla bör myndigheten som ansvarar i ditt land validera det. När de har validerat det kan du bekräfta i TRACES att du har tagit emot varorna.
Klart? Grattis! Du är nu fri att sälja din produkt under den ekologiska logotypen till dina kunder.
Observera att procedurer ändras. Bekräfta dem med ditt kontrollorgan och den behöriga myndigheten i den medlemsstat där varorna släpps.
Vad man ska göra om ett ekologiskt prov testar positivt för förbjudna ämnen
Det händer oftare än du skulle gissa.
Din leverantörs ekologiska fält ligger bredvid en annan leverantörs icke-ekologiska fält, vinden blåser fel väg, och plötsligt hittar din certifierare förbjudna bekämpningsmedel i din ekologiska produkt.
Här är vad du ska göra när det händer:
- Få inte panik. Om du inte har exponerat din produkt för något är det troligen inte ditt fel.
- Blockera varorna. Din certifierare kommer att skicka ett e-postmeddelande och be dig blockera dem. Du får inte flytta dem eller sälja dem till någon, och du kan inte heller sälja dem som konventionella.
- Samarbeta med utredningen. Certifieraren kommer nu att behöva leda en utredning för att fastställa hur det förbjudna ämnet hamnade i produkten. Det är i ditt intresse att samarbeta, men det är också i ditt intresse att verifiera om blockeringen av din produkt är motiverad genom att titta på labbresultaten de delade med dig.
- Tolka resultaten. Ibland tas inte bearbetningsfaktorn med i beräkningen. Till exempel är bekämpningsmedelsgränserna satta på den råa jordbruksprodukten. Om produkten är bearbetad eller torkad bör koncentrationen av bekämpningsmedel per mg förväntas vara högre i den bearbetade produkten än i den råa. Koncentrationen som hittas i den bearbetade produkten måste därför divideras med bearbetningsfaktorn. Sök online efter hur man beräknar den.
- Be om en andra analys. Om erfarna kommer din kontrollant att ha tagit två prover, så om det första kommer tillbaka positivt kommer det andra att hjälpa med en motanalys. Det är din rätt att be om en.
- Om motanalysen också kommer tillbaka positiv, låt utredningen ha sin gång. Din kontrollerande organisation kommer att använda COI:t för att kontakta din leverantörs kontrollerande organisation och ta reda på var ämnet kom ifrån.
- Informera dina kunder.