Å importere økologisk mat fra utenfor EU til EU er komplisert. Det tok meg nesten et år å lære hvordan det fungerte. Her er alt du trenger å vite for å trygt håndtere dine økologiske importer.
1. Få det grunnleggende riktig
For å importere økologisk mat trenger du en lisens for å importere mat.
For å få en må du skaffe:
- Et firma/MVA-nummer
- Et EORI-nummer (for import/eksport)
- En autorisasjon/lisens fra ditt nasjonale matbyrå
Når du har alle tre, kan du søke om en økologisk sertifisering.
2. Få din økologiske sertifisering
Finn et selskap som er akkreditert til å levere økologiske sertifiseringer og søk om en økologisk sertifisering.
Hvis du er heldig, vil de sende deg dokumentasjon om hva du trenger å gjøre for å få sertifiseringen. Hvis ikke, kan du undersøke det på nettet.
Først må du lage en søknad som forklarer typen aktiviteter du skal utføre. Vil du være importør/eksportør? Vil du lagre? Vil du åpne posene for å pakke dem om i mindre enheter? Vil du blande maten eller bearbeide den?
Sertifisering for import/eksport-aktiviteter der du ikke åpner noe er den enkleste å få.
Når du har fullført filen din, vil akkrediteringsorganet organisere et besøk der en av deres revisorer kommer for å sjekke at dokumentasjonen og anlegget ditt er i samsvar.
Den største risikoen revisoren vil fokusere på når de besøker anlegget ditt er krysskontaminering. Det betyr at du må skrive prosedyrer som forklarer:
- Hvordan du velger leverandørene dine (og hvordan du unngår å velge dårlige leverandører)
- Hvordan du importerer varene fra tredjeland til EU
- Hvordan du mottar varene i anlegget ditt (inkludert kontroller)
- Hvordan du lagrer varene i anlegget ditt
- Hva du gjør med varene: pakker du om? Sender du umiddelbart til kundene dine?
- Prosedyrer for matforsvar og matsvindel
- Kvalitetsprosedyrer
- En grunnleggende HACCP-plan
Når disse prosedyrene er skrevet, sørg for at kontoret/lageret ditt setter dem ut i praksis. For eksempel, hvis du vil ha en dedikert seksjon for økologiske produkter (det vil du absolutt), sørg for at du angir hvor i anlegget produktene skal lagres, med skilt og merker på gulvet.
Du trenger også et lagerregnskapssystem som gjør det mulig for revisorer å verifisere at hvis du importerte 10 kg økologisk kaffe, solgte du ikke 15 kg av den. Det ville bety at du solgte ikke-økologisk kaffe som økologisk, noe som er helt uakseptabelt.
Andre ting revisoren vil fokusere på:
- Leverandørsertifikater: de vil sikre at den du kjøper fra er sertifisert økologisk.
- Merking: du må merke fakturaene og matetikettene dine riktig med den økologiske logoen.
- Klager og avviksregistre: de vil sjekke at du noterer klager og avvik.
Den beste tilnærmingen er å be sertifiseringsorganet om en liste over dokumentene du trenger å etablere. Når revisoren har kommet og validert oppsettet ditt, vil du motta ditt offisielle økologiske sertifikat.
3. Komme inn i TRACES
Når du har fått ditt økologiske sertifikat, vil du kunne logge inn i TRACES NT.
TRACES NT er EUs plattform der offisielle sertifikater opprettes og kontrolleres. Ethvert tredjeland-selskap som ønsker å selge økologiske produkter i EU må registrere seg på TRACES. Plattformen sikrer fullstendig matoverholdelse fra produsent til forbruker. Se vår TRACES NT-veiledning for en bredere oversikt over plattformen hvis du ikke er kjent med den ennå.
For å logge inn i TRACES trenger du å opprette en EU-konto.
Tips: bruk samme e-postadresse til alt, da det vil gjøre identifikasjonen din enklere og raskere.
Når du har en EU-konto, må du be om tilgang til TRACES gjennom din lokale TRACES-representant. I Belgia tas dette hånd om av Federal Agency for the Safety of the Food Chain (AFSCA/FAVV). Spør sertifiseringsorganet ditt hvem du bør kontakte.
4. Koble TRACES-kontoen din til operatørprofilen din
Når du får din økologiske sertifisering, bør du vises i TRACES som en operatør. Skriv inn navnet ditt, og du bør være øverst på listen.
Imidlertid, for å se og administrere COI-ene dine (inspeksjonsbevis), må du koble TRACES EU-påloggingskontoen din med operatørprofilen din. Følg denne prosedyren:
- Klikk på e-postadressen din øverst til høyre
- Klikk på "Rediger profilen din"
- Klikk på den grønne knappen "Be om en ny rolle"
- Klikk på "Operatør"
- Søk etter deg selv i søkefeltet
- Velg profilen din
- Klikk på "Be om autorisasjon"
- Skriv en kort melding
Kontakt sertifiseringsorganisasjonen din og be dem validere registreringen. Du vil nå kunne konsultere COI-ene dine, redigere dem og opprette dem.
5. Opprette ditt COI
COI er det økologiske passet til et produkt. Det må utstedes før varene forlater landet, men det kan redigeres senere for enten å korrigere informasjon som var feil eller legge til ny informasjon.
Mens ansvaret for å opprette det vanligvis ligger hos selgeren (spesielt boks 1 til 18) og deres sertifiseringsorganisasjon, kan du også opprette det selv og fylle ut all informasjon du kjenner, for å spare tid.
Du trenger noen dokumenter som skal følge med det, og det er viktig å sjekke at du har disse før du oppretter COI:
- Fakturaen: den bør inneholde navnet og koden til organisasjonen som validerer COI i landet der maten avgår fra
- Pakkelisten
- Luftfraktbrevet, selv om du kan legge det til senere
Når du har alt det, logg inn i TRACES, klikk på "Dokumenter" til venstre, deretter på "COI", deretter på "Opprett et nytt COI", og fyll ut følgende bokser:
- Boks 10: dette indikerer hvor varene vil bli presentert for toll. Spør din speditør eller fraktfører (FedEx, DHL, osv.) om denne informasjonen.
- Bokser 11 og 12: ditt land og deg.
- Boks 17: spør din speditør eller fraktfører om flynummeret (hvis aktuelt og hvis de allerede vet det) og luftfraktbrevnummeret. Det kan redigeres før COI opprettes, men når det er opprettet, kan det bare endres av avgivelseslandets sertifiseringsmyndighet.
- Boks 19: den som presenterer forsendelsen for toll, enten en tollagent eller din speditør. Du har full kontroll over denne boksen.
- Boks 20: estimert ankomsttid for pakken ved tollkontroll. Hvis estimatet viser seg å være feil, kan du korrigere det senere.
- Boks 24: den som først mottar varene. De må være sertifisert til å håndtere økologisk mat.
Last opp luftfraktbrevet, fakturaen og pakkelisten under "Støttedokumenter", og legg til luftfraktbrevnummeret/navnet i boks 17, under "flynummer".
Når du er fornøyd med COI, spør leverandøren din hvem de vil ha som utstedende myndighet og fyll ut boks 1 med disse detaljene. Send inn COI, og den utstedende myndigheten vil motta en varsling om å fullføre den. Det anbefales også å sende dem en e-post.
Når den utstedende myndigheten har fullført den, informer din lokale myndighet som er ansvarlig for å validere den noen dager før varene presenteres for toll.
6. Validere COI-en
Når alt er fylt ut av alle, bør myndigheten som er ansvarlig i ditt land validere det. Når de har validert det, kan du bekrefte i TRACES at du har mottatt varene.
Ferdig? Gratulerer! Du kan nå selge produktet ditt under den økologiske logoen til kundene dine.
Vær oppmerksom på at prosedyrer endres. Vennligst bekreft dem med ditt kontrollorgan og den kompetente myndigheten i medlemsstaten for frigivelse.
Hva du skal gjøre hvis en økologisk prøve tester positivt for forbudte stoffer
Det skjer oftere enn du ville gjettet.
Leverandørens økologiske åker ligger ved siden av en annen leverandørs ikke-økologiske åker, vinden blåser feil vei, og plutselig finner sertifiseringsorganet ditt forbudte pesticider i det økologiske produktet ditt.
Her er hva du skal gjøre når det skjer:
- Ikke få panikk. Hvis du ikke har utsatt produktet ditt for noe, er det sannsynligvis ikke din feil.
- Blokker varene. Din sertifiserer vil sende deg en e-post som ber deg blokkere den. Du har ikke lov til å flytte den eller selge den til noen, og du kan ikke selge den som konvensjonell heller.
- Samarbeid med undersøkelsen. Sertifiseringsorganet må nå lede en undersøkelse for å avgjøre hvordan det forbudte stoffet havnet i produktet. Det er i din interesse å samarbeide, men det er også i din interesse å verifisere om blokkeringen av produktet ditt er berettiget, ved å se på laboratorieresultatene de delte med deg.
- Tolk resultatene. Noen ganger tas ikke bearbeidingsfaktoren i betraktning. For eksempel er pesticidgrenser pålagt det rå jordbruksproduktet. Hvis produktet er bearbeidet eller tørket, bør konsentrasjonen av pesticid per mg forventes å være høyere i det bearbeidede produktet enn i det rå. Konsentrasjonen funnet i det bearbeidede produktet må derfor deles på bearbeidingsfaktoren. Søk på nettet etter hvordan du beregner det.
- Be om en motanalyse. Hvis erfaren, vil kontrolleren din ha tatt to prøver, så hvis den første kommer tilbake positiv, vil den andre hjelpe med en motanalyse. Det er din rett å be om en.
- Hvis motanalysen også kommer tilbake positiv, la undersøkelsen gå sin gang. Ditt kontrollerende organ vil bruke COI for å kontakte leverandørens kontrollerende organ og finne ut hvor stoffet kom fra.
- La kundene dine vite.