At importere økologiske fødevarer uden for EU til EU er kompliceret. Det tog mig næsten et år at lære, hvordan det virkede. Her er alt, hvad du har brug for at vide for at håndtere dine økologiske importer sikkert.
1. Få det grundlæggende på plads
For at importere økologiske fødevarer har du brug for en licens til at importere fødevarer.
For at få en skal du have:
- Et firma-/momsnummer
- Et EORI-nummer (til import/eksport)
- En tilladelse/licens fra dit nationale fødevareagentur
Når du har alle tre, kan du anmode om en økologisk certificering.
2. Få din økologiske certificering
Find en virksomhed, der er akkrediteret til at udstede økologiske certificeringer, og ansøg om en økologisk certificering.
Hvis du er heldig, sender de dig dokumentation om, hvad du skal gøre for at få din certificering. Hvis ikke, kan du undersøge det online.
Først skal du oprette en ansøgning, der forklarer den type aktiviteter, du vil udføre. Vil du være importør/eksportør? Vil du lagre? Vil du åbne poserne for at ompakke dem i mindre enheder? Vil du blande fødevarerne eller behandle dem?
Certificering til import/eksportaktiviteter, hvor du ikke åbner noget, er den nemmeste at opnå.
Når du har udfyldt din fil, vil akkreditøren arrangere et besøg, hvor en af deres revisorer kommer for at kontrollere, at din dokumentation og facilitet er i overensstemmelse med reglerne.
Den største risiko, revisoren vil fokusere på under besøget i din facilitet, er krydskontaminering. Det betyder, at du skal skrive procedurer, der forklarer:
- Hvordan du vælger dine leverandører (og hvordan du undgår at vælge dårlige leverandører)
- Hvordan du importerer varerne fra tredjelande til EU
- Hvordan du modtager varerne i din facilitet (inklusive kontroller)
- Hvordan du opbevarer varerne i din facilitet
- Hvad du gør med varerne: ompakker du? Sender du straks til dine kunder?
- Procedurer for fødevaresikkerhed og fødevaresvindel
- Kvalitetsprocedurer
- En grundlæggende HACCP-plan
Når disse procedurer er skrevet, skal du sørge for, at dit kontor/lager implementerer dem i praksis. For eksempel, hvis du vil have en dedikeret sektion til økologiske produkter (det vil du helt sikkert), skal du sørge for at angive, hvor i faciliteten produkterne skal opbevares, med skilte og mærker på gulvet.
Du skal også have et lagerregnskabssystem, der gør det muligt for revisorer at verificere, at hvis du importerede 10 kg økologisk kaffe, solgte du ikke 15 kg af det. Det ville betyde, at du solgte ikke-økologisk kaffe som økologisk, hvilket er et stort nej.
Andre ting, revisoren vil fokusere på:
- Leverandørcertifikater: de vil sikre, at den, du køber fra, er certificeret økologisk.
- Mærkning: du skal korrekt mærke dine fakturaer og fødevaremærker med det økologiske logo.
- Klage- og nonkonformitetsregistre: de vil kontrollere, at du noterer klager og nonkonformiteter.
Den bedste tilgang er at spørge certificeringsorganet om en liste over de dokumenter, du skal udarbejde. Når revisoren er kommet og har valideret din opsætning, vil du modtage dit officielle økologiske certifikat.
3. Kom i gang med TRACES
Når du har opnået dit økologiske certifikat, vil du kunne logge ind på TRACES NT.
TRACES NT er EU's platform, hvor officielle certifikater oprettes og kontrolleres. Enhver virksomhed fra tredjelande, der ønsker at sælge økologiske produkter i EU, skal registrere sig på TRACES. Platformen sikrer fuld overholdelse af fødevaresikkerhed fra producent til forbruger. Se vores TRACES NT-guide for en bredere oversigt over platformen, hvis du ikke er bekendt med den endnu.
For at logge ind på TRACES skal du oprette en EU-konto.
Tip: behold den samme e-mailadresse til alt, da det vil gøre din identifikation nemmere og hurtigere.
Når du har en EU-konto, skal du anmode om adgang til TRACES gennem din lokale TRACES-repræsentant. I Belgien varetages det af Federal Agency for the Safety of the Food Chain (AFSCA/FAVV). Spørg din certificeringsorgan, hvem du skal kontakte.
4. Knyt din TRACES-konto til din operatørprofil
Når du får dit økologiske certifikat, bør du fremgå i TRACES som en operatør. Indtast dit navn, og du bør være øverst på listen.
Men for at se og administrere dine COI'er (Inspektionscertifikater) skal du linke din TRACES EU-login-konto med din operatørprofil. Følg denne procedure:
- Klik på din e-mailadresse i øverste højre hjørne
- Klik på "Rediger din profil"
- Klik på den grønne knap "Anmod om en ny rolle"
- Klik på "Operatør"
- Søg efter dig selv i søgefeltet
- Vælg din profil
- Klik på "Anmod om autorisation"
- Skriv en kort besked
Kontakt din certificeringsorganisation og bed dem om at validere registreringen. Du vil nu kunne konsultere dine COI'er, redigere dem og oprette dem.
5. Oprettelse af dit COI
COI'et er det økologiske pas for et produkt. Det skal udstedes, før varerne forlader landet, men det kan redigeres senere for enten at korrigere oplysninger, der var forkerte, eller tilføje nye oplysninger.
Mens ansvaret for at oprette det normalt ligger hos sælgeren (boks 1 til 18 specifikt) og deres certificeringsorganisation, kan du også oprette det selv og udfylde alle de oplysninger, du kender, for at fremskynde tingene.
Du skal bruge et par dokumenter til at ledsage det, og det er vigtigt at kontrollere, at du har dem, før du opretter COI'et:
- Fakturaen: den skal indeholde navnet og koden på den organisation, der validerer COI'et i det land, hvor maden afgår fra
- Pakningslisten
- Luftfragtbrevet, selvom du kan tilføje det senere
Når du har alt det, log ind på TRACES, klik på "Dokumenter" til venstre, derefter på "COI", derefter på "Opret et nyt COI", og udfyld følgende bokse:
- Boks 10: dette angiver, hvor varerne vil blive præsenteret for tolden. Spørg din speditør eller afsender (FedEx, DHL osv.) om disse oplysninger.
- Boks 11 og 12: dit land og dig.
- Boks 17: spørg din speditør eller afsender om flynummeret (hvis relevant og hvis de allerede kender det) og luftfragtbrevsnummeret. Det kan redigeres, før COI'et oprettes, men når det er oprettet, kan det kun ændres af afgangslandets certificeringsmyndighed.
- Boks 19: den, der præsenterer forsendelsen for tolden, enten en toldagent eller din speditør. Du har fuld kontrol over denne boks.
- Boks 20: den estimerede ankomsttid for pakken ved toldkontrol. Hvis estimatet viser sig at være forkert, kan du korrigere det senere.
- Boks 24: den, der først modtager varerne. De skal være certificeret til at håndtere økologiske fødevarer.
Upload luftfragtbrevet, fakturaen og pakningslisten under "Understøttende dokumenter", og tilføj luftfragtbrevsnummeret/navnet i boks 17, under "flynummer".
Når du er tilfreds med COI'et, spørg din leverandør, hvem de vil have som udstedende myndighed, og udfyld Boks 1 med disse detaljer. Indsend COI'et, og den udstedende myndighed vil modtage en advarsel om at fuldføre det. Det anbefales også at sende dem en e-mail.
Når den udstedende myndighed har fuldført det, informér din lokale myndighed, der er ansvarlig for at validere det, et par dage før varerne præsenteres for tolden.
6. Validering af COI'et
Når alt er udfyldt af alle, bør myndigheden i dit land validere det. Når de har valideret det, kan du bekræfte i TRACES, at du har modtaget varerne.
Færdig? Tillykke! Du er nu fri til at sælge dit produkt under det økologiske logo til dine kunder.
Bemærk venligst, at procedurer ændrer sig. Bekræft dem venligst med dit kontrolorgan og den kompetente myndighed i medlemsstaten for frigivelse.
Hvad skal man gøre, hvis en økologisk prøve tester positiv for forbudte stoffer
Det sker oftere, end du ville gætte.
Din leverandørs økologiske mark er ved siden af en anden leverandørs ikke-økologiske mark, vinden blæser den forkerte vej, og pludselig finder din certificeringsorgan forbudte pesticider i dit økologiske produkt.
Her er, hvad du skal gøre, når det sker:
- Panik ikke. Hvis du ikke har udsat dit produkt for noget, er det sandsynligvis ikke din skyld.
- Bloker varerne. Din certificeringsorgan vil sende dig en e-mail, der beder dig om at blokere det. Du må ikke flytte det eller sælge det til nogen, og du kan ikke sælge det som konventionelt heller ikke.
- Samarbejd med undersøgelsen. Certificeringsorganet skal nu lede en undersøgelse for at bestemme, hvordan det forbudte stof endte i produktet. Det er i din interesse at samarbejde, men det er også i din interesse at verificere, om blokeringen af dit produkt er berettiget, ved at se på lab-resultaterne, de delte med dig.
- Fortolk resultaterne. Nogle gange tages behandlingsfaktoren ikke i betragtning. For eksempel pålægges pesticidgrænser på det rå landbrugsprodukt. Hvis produktet er behandlet eller tørret, bør koncentrationen af pesticid pr. mg forventes at være højere i det behandlede produkt end i det rå. Koncentrationen fundet i det behandlede produkt skal derfor divideres med behandlingsfaktoren. Søg online efter, hvordan man beregner det.
- Anmod om en anden analyse. Hvis erfaren, vil din controller have taget to prøver, så hvis den første kommer tilbage positiv, vil den anden hjælpe med en modanalyse. Det er din ret at anmode om en.
- Hvis modanalysen også kommer tilbage positiv, lad undersøgelsen løbe sit forløb. Din kontrollerende organisation vil bruge COI'et til at kontakte din leverandørs kontrollerende organisation og finde ud af, hvor stoffet kom fra.
- Fortæl dine kunder det.