Importer des aliments biologiques depuis l'extérieur de l'UE vers l'UE est compliqué. Il m'a fallu presque un an pour comprendre comment cela fonctionnait. Voici tout ce que vous devez savoir pour gérer en toute sécurité vos importations biologiques.
1. Bien maîtriser les bases
Pour importer des aliments biologiques, vous avez besoin d'une licence pour importer des aliments.
Pour en obtenir une, vous devez obtenir :
- Un numéro de société/TVA
- Un numéro EORI (pour l'import/export)
- Une autorisation/licence de votre agence alimentaire nationale
Une fois que vous avez les trois, vous pouvez demander une certification biologique.
2. Obtenir votre certification biologique
Trouvez une entreprise accréditée pour délivrer des certifications biologiques et demandez une certification biologique.
Si vous avez de la chance, ils vous enverront de la documentation sur ce que vous devez faire pour obtenir votre certification. Sinon, vous pouvez le rechercher en ligne.
Tout d'abord, vous devrez créer une demande expliquant le type d'activités que vous allez entreprendre. Serez-vous importateur/exportateur ? Allez-vous stocker ? Allez-vous ouvrir les sacs pour les reconditionner en unités plus petites ? Allez-vous mélanger les aliments ou les transformer ?
La certification pour les activités d'import/export où vous n'ouvrez rien est la plus facile à obtenir.
Une fois votre dossier complété, l'accréditeur organisera une visite au cours de laquelle l'un de leurs auditeurs viendra vérifier que votre documentation et vos installations sont conformes.
Le risque numéro un sur lequel l'auditeur se concentrera lors de sa visite de vos installations est la contamination croisée. Cela signifie que vous devrez rédiger des procédures expliquant :
- Comment vous choisissez vos fournisseurs (et comment vous évitez de choisir de mauvais fournisseurs)
- Comment vous importez les marchandises depuis les pays tiers vers l'UE
- Comment vous recevez les marchandises dans vos installations (y compris les contrôles)
- Comment vous stockez les marchandises dans vos installations
- Ce que vous faites des marchandises : les reconditionnez-vous ? Les expédiez-vous immédiatement à vos clients ?
- Procédures de défense alimentaire et de lutte contre la fraude alimentaire
- Procédures de qualité
- Un plan HACCP de base
Une fois ces procédures rédigées, assurez-vous que votre bureau/entrepôt les met en pratique. Par exemple, si vous souhaitez une section dédiée aux produits biologiques (c'est ce que vous voulez absolument), assurez-vous d'indiquer où dans l'installation les produits seront stockés, avec des panneaux et des marques au sol.
Vous aurez également besoin d'un système de comptabilité des stocks qui permette aux auditeurs de vérifier que si vous avez importé 10 kg de café biologique, vous n'en avez pas vendu 15 kg. Cela signifierait que vous avez vendu du café non biologique comme biologique, ce qui est absolument interdit.
Autres éléments sur lesquels l'auditeur se concentrera :
- Certificats des fournisseurs : ils veulent s'assurer que celui auprès duquel vous achetez est certifié biologique.
- Étiquetage : vous devez étiqueter correctement vos factures et étiquettes alimentaires avec le logo biologique.
- Registres des plaintes et des non-conformités : ils veulent vérifier que vous prenez note des plaintes et des non-conformités.
La meilleure approche est de demander au certificateur une liste des documents que vous devez établir. Une fois que l'auditeur sera venu et aura validé votre installation, vous recevrez votre certificat biologique officiel.
3. Accéder à TRACES
Une fois que vous aurez obtenu votre certificat biologique, vous pourrez vous connecter à TRACES NT.
TRACES NT est la plateforme de l'UE où les certificats officiels sont créés et vérifiés. Toute entreprise de pays tiers souhaitant vendre des produits biologiques dans l'UE doit s'enregistrer sur TRACES. La plateforme assure une conformité alimentaire complète du producteur au consommateur. Consultez notre guide TRACES NT pour un aperçu plus large de la plateforme si vous ne la connaissez pas encore.
Pour vous connecter à TRACES, vous devrez créer un compte UE.
Conseil : conservez la même adresse e-mail pour tout, car cela rendra votre identification plus facile et plus rapide.
Une fois que vous avez un compte UE, vous devrez demander l'accès à TRACES via votre représentant local de TRACES. En Belgique, cela est géré par l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA/FAVV). Demandez à votre certificateur à qui vous devez vous adresser.
4. Lier votre compte TRACES à votre profil d'opérateur
Une fois que vous obtenez votre certification biologique, vous devriez apparaître dans TRACES en tant qu'opérateur. Tapez votre nom et vous devriez figurer en haut de la liste.
Cependant, afin de consulter et gérer vos COI (Certificats d'inspection), vous devez lier votre compte de connexion TRACES UE à votre profil d'opérateur. Suivez cette procédure :
- Cliquez sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit
- Cliquez sur « Modifier votre profil »
- Cliquez sur le bouton vert « Demander un nouveau rôle »
- Cliquez sur « Opérateur »
- Recherchez-vous dans la barre de recherche
- Sélectionnez votre profil
- Cliquez sur « Demander une autorisation »
- Rédigez un bref message
Contactez votre organisme de certification et demandez-leur de valider l'enregistrement. Vous pourrez désormais consulter vos COI, les modifier et les créer.
5. Créer votre COI
Le COI est le passeport biologique d'un produit. Il doit être délivré avant que les marchandises quittent le pays, mais il peut être modifié ultérieurement pour corriger des informations erronées ou ajouter de nouvelles informations.
Bien que la responsabilité de sa création incombe généralement au vendeur (boîtes 1 à 18 spécifiquement) et à leur organisme de certification, vous pouvez également le créer vous-même et remplir toutes les informations que vous connaissez, pour accélérer les choses.
Vous aurez besoin de quelques documents pour l'accompagner, et il est important de vérifier que vous les avez avant de créer le COI :
- La facture : elle doit comporter le nom et le code de l'organisation qui valide le COI dans le pays d'où partent les aliments
- La liste de colisage
- La lettre de transport aérien, bien que vous puissiez l'ajouter ultérieurement
Une fois que vous avez tout cela, connectez-vous à TRACES, cliquez sur « Documents » à gauche, puis sur « COI », puis sur « Créer un nouveau COI », et remplissez les boîtes suivantes :
- Boîte 10 : cela indique où les marchandises seront présentées à la douane. Demandez cette information à votre transitaire ou transporteur (FedEx, DHL, etc.).
- Boîtes 11 et 12 : votre pays et vous.
- Boîte 17 : demandez à votre transitaire ou transporteur le numéro de vol (si applicable et s'ils le savent déjà) et le numéro de la lettre de transport aérien. Il peut être modifié avant la création du COI, mais une fois créé, il ne peut être modifié que par l'autorité de certification du pays de départ.
- Boîte 19 : celui qui présente l'envoi à la douane, soit un agent des douanes, soit votre transitaire. Vous avez un contrôle total sur cette boîte.
- Boîte 20 : l'heure estimée d'arrivée du colis au contrôle douanier. Si l'estimation s'avère erronée, vous pouvez la corriger ultérieurement.
- Boîte 24 : celui qui recevra les marchandises en premier. Il doit être certifié pour manipuler des aliments biologiques.
Téléversez la lettre de transport aérien, la facture et la liste de colisage sous « Documents justificatifs », et ajoutez le numéro/nom de la lettre de transport aérien dans la boîte 17, sous « numéro de vol ».
Une fois que vous êtes satisfait du COI, demandez à votre fournisseur qui ils veulent comme autorité émettrice et remplissez la Boîte 1 avec ces détails. Soumettez le COI, et l'autorité émettrice recevra une alerte pour le compléter. Il est également recommandé de leur envoyer un e-mail.
Une fois que l'autorité émettrice l'aura complété, informez votre autorité locale chargée de le valider quelques jours avant que les marchandises soient présentées à la douane.
6. Valider le COI
Une fois que tout aura été rempli par tout le monde, l'autorité responsable dans votre pays devrait le valider. Une fois qu'elle l'aura validé, vous pouvez confirmer dans TRACES que vous avez reçu les marchandises.
Terminé ? Félicitations ! Vous êtes maintenant libre de vendre votre produit sous le logo biologique à vos clients.
Veuillez noter que les procédures changent. Veuillez les confirmer auprès de votre organisme de contrôle et de l'autorité compétente de l'État membre de libération.
Que faire si un échantillon biologique donne un résultat positif pour des substances interdites
Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez.
Le champ biologique de votre fournisseur est adjacent au champ non biologique d'un autre fournisseur, le vent souffle dans le mauvais sens, et soudain votre certificateur trouve des pesticides interdits dans votre produit biologique.
Voici ce qu'il faut faire lorsque cela se produit :
- Ne paniquez pas. Si vous n'avez pas exposé votre produit à quoi que ce soit, ce n'est probablement pas de votre faute.
- Bloquez la marchandise. Votre certificateur vous enverra un e-mail vous demandant de la bloquer. Vous n'êtes pas autorisé à la déplacer ni à la vendre à qui que ce soit, et vous ne pouvez pas non plus la vendre comme conventionnelle.
- Coopérez avec l'enquête. Le certificateur devra maintenant mener une enquête pour déterminer comment la substance interdite s'est retrouvée dans le produit. Il est dans votre intérêt de coopérer, mais il est également dans votre intérêt de vérifier si le blocage de votre produit est justifié, en examinant les résultats de laboratoire qu'ils vous ont partagés.
- Interprétez les résultats. Parfois, le facteur de transformation n'est pas pris en compte. Par exemple, les limites de pesticides sont imposées sur le produit agricole brut. Si le produit est transformé ou séché, la concentration de pesticide par mg devrait être plus élevée dans le produit transformé que dans le brut. La concentration trouvée dans le produit transformé doit donc être divisée par le facteur de transformation. Recherchez en ligne comment le calculer.
- Demandez une seconde analyse. S'il est expérimenté, votre contrôleur aura pris deux échantillons, donc si le premier revient positif, le second aidera à une contre-analyse. C'est votre droit d'en demander une.
- Si la contre-analyse revient également positive, laissez l'enquête suivre son cours. Votre organisme de contrôle utilisera le COI pour contacter l'organisme de contrôle de votre fournisseur et découvrir d'où vient la substance.
- Informez vos clients.