Der Import von Bio-Lebensmitteln von außerhalb der EU in die EU ist kompliziert. Es hat fast ein Jahr gedauert, bis ich verstanden habe, wie es funktioniert. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Bio-Importe sicher zu verwalten.
1. Die Grundlagen richtig verstehen
Um Bio-Lebensmittel zu importieren, benötigen Sie eine Lizenz zum Import von Lebensmitteln.
Um eine zu erhalten, müssen Sie Folgendes beantragen:
- Eine Unternehmens-/Umsatzsteuernummer
- Eine EORI-Nummer (für Import/Export)
- Eine Genehmigung/Lizenz von Ihrer nationalen Lebensmittelbehörde
Sobald Sie alle drei haben, können Sie eine Bio-Zertifizierung beantragen.
2. Ihre Bio-Zertifizierung erhalten
Finden Sie ein Unternehmen, das für die Ausstellung von Bio-Zertifizierungen akkreditiert ist, und beantragen Sie eine Bio-Zertifizierung.
Wenn Sie Glück haben, senden sie Ihnen Unterlagen darüber, was Sie tun müssen, um Ihre Zertifizierung zu erhalten. Wenn nicht, können Sie online recherchieren.
Zunächst müssen Sie einen Antrag erstellen, in dem Sie die Art der Aktivitäten erläutern, die Sie ausführen werden. Werden Sie Importeur/Exporteur sein? Werden Sie Waren lagern? Werden Sie die Beutel öffnen, um sie in kleinere Einheiten umzupacken? Werden Sie die Lebensmittel mischen oder verarbeiten?
Die Zertifizierung für Import-/Exportaktivitäten, bei denen Sie nichts öffnen, ist am einfachsten zu erhalten.
Sobald Sie Ihre Akte abgeschlossen haben, wird der Akkreditierer einen Besuch organisieren, bei dem einer ihrer Auditoren kommt, um zu prüfen, ob Ihre Unterlagen und Einrichtung konform sind.
Das größte Risiko, auf das der Auditor bei seinem Besuch Ihrer Einrichtung achten wird, ist Kreuzkontamination. Das bedeutet, dass Sie Verfahren schreiben müssen, die Folgendes erklären:
- Wie Sie Ihre Lieferanten auswählen (und wie Sie vermeiden, schlechte Lieferanten auszuwählen)
- Wie Sie die Waren aus Drittländern in die EU importieren
- Wie Sie die Waren in Ihrer Einrichtung empfangen (einschließlich Kontrollen)
- Wie Sie die Waren in Ihrer Einrichtung lagern
- Was Sie mit den Waren tun: Packen Sie um? Versenden Sie sie sofort an Ihre Kunden?
- Verfahren zur Lebensmittelabwehr und zum Lebensmittelbetrug
- Qualitätsverfahren
- Ein grundlegender HACCP-Plan
Sobald diese Verfahren geschrieben sind, stellen Sie sicher, dass Ihr Büro/Lager sie in die Praxis umsetzt. Wenn Sie beispielsweise einen separaten Bereich für Bio-Produkte wünschen (den wollen Sie definitiv), stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wo in der Einrichtung die Produkte gelagert werden, mit Schildern und Markierungen auf dem Boden.
Sie benötigen auch ein Bestandskontrollsystem, das es Auditoren ermöglicht zu überprüfen, ob Sie, wenn Sie 10 kg Bio-Kaffee importiert haben, nicht 15 kg davon verkauft haben. Das würde bedeuten, dass Sie nicht-bio-Kaffee als bio verkauft haben, was ein absolutes No-Go ist.
Weitere Punkte, auf die der Auditor achten wird:
- Lieferantenzertifikate: Sie wollen sicherstellen, dass jeder, von dem Sie kaufen, bio-zertifiziert ist.
- Kennzeichnung: Sie müssen Ihre Rechnungen und Lebensmitteletiketten ordnungsgemäß mit dem Bio-Logo kennzeichnen.
- Beschwerde- und Abweichungsregister: Sie wollen prüfen, ob Sie Beschwerden und Abweichungen notieren.
Der beste Ansatz ist, den Zertifizierer nach einer Liste der Dokumente zu fragen, die Sie erstellen müssen. Sobald der Auditor gekommen ist und Ihr Setup validiert hat, erhalten Sie Ihr offizielles Bio-Zertifikat.
3. Zugang zu TRACES erhalten
Sobald Sie Ihr Bio-Zertifikat erhalten haben, können Sie sich bei TRACES NT anmelden.
TRACES NT ist die Plattform der EU, auf der offizielle Zertifikate erstellt und geprüft werden. Jedes Unternehmen aus einem Drittland, das Bio-Produkte in der EU verkaufen möchte, muss sich bei TRACES registrieren. Die Plattform gewährleistet eine vollständige Lebensmittelkonformität vom Erzeuger bis zum Verbraucher. Sehen Sie sich unseren TRACES NT-Leitfaden für einen breiteren Überblick über die Plattform an, falls Sie noch nicht damit vertraut sind.
Um sich bei TRACES anzumelden, müssen Sie ein EU-Konto erstellen.
Tipp: Verwenden Sie für alles dieselbe E-Mail-Adresse, da dies Ihre Identifizierung erleichtert und beschleunigt.
Sobald Sie ein EU-Konto haben, müssen Sie über Ihren lokalen TRACES-Vertreter Zugang zu TRACES beantragen. In Belgien wird dies vom Bundesamt für die Sicherheit der Lebensmittelkette (AFSCA/FAVV) übernommen. Fragen Sie Ihren Zertifizierer, an wen Sie sich wenden sollten.
4. Ihr TRACES-Konto mit Ihrem Betreiberprofil verknüpfen
Sobald Sie Ihre Bio-Zertifizierung erhalten haben, sollten Sie in TRACES als Betreiber erscheinen. Geben Sie Ihren Namen ein, und Sie sollten oben auf der Liste erscheinen.
Um jedoch Ihre COIs (Inspektionszertifikate) sehen und verwalten zu können, müssen Sie Ihr TRACES-EU-Anmeldekonto mit Ihrem Betreiberprofil verknüpfen. Befolgen Sie dieses Verfahren:
- Klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse
- Klicken Sie auf „Profil bearbeiten“
- Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Neue Rolle beantragen“
- Klicken Sie auf „Betreiber“
- Suchen Sie sich in der Suchleiste
- Wählen Sie Ihr Profil aus
- Klicken Sie auf „Autorisierung beantragen“
- Schreiben Sie eine kurze Nachricht
Wenden Sie sich an Ihre Zertifizierungsorganisation und bitten Sie sie, die Registrierung zu validieren. Sie können nun Ihre COIs einsehen, bearbeiten und erstellen.
5. Ihr COI erstellen
Das COI ist der Bio-Pass eines Produkts. Es muss ausgestellt werden, bevor die Waren das Land verlassen, kann aber später bearbeitet werden, um entweder falsche Informationen zu korrigieren oder neue hinzuzufügen.
Während die Verantwortung für die Erstellung normalerweise beim Verkäufer (insbesondere Kästchen 1 bis 18) und dessen Zertifizierungsorganisation liegt, können Sie es auch selbst erstellen und alle Informationen ausfüllen, die Sie kennen, um die Dinge zu beschleunigen.
Sie benötigen einige Dokumente, die es begleiten, und es ist wichtig, diese vor der Erstellung des COI zu prüfen:
- Die Rechnung: Sie sollte den Namen und Code der Organisation enthalten, die das COI im Land validiert, aus dem die Lebensmittel abgehen
- Die Packliste
- Den Luftfrachtbrief, den Sie jedoch später hinzufügen können
Sobald Sie all das haben, melden Sie sich bei TRACES an, klicken Sie links auf „Dokumente“, dann auf „COI“, dann auf „Neues COI erstellen“ und füllen Sie die folgenden Kästchen aus:
- Kästchen 10: Dies gibt an, wo die Waren dem Zoll vorgeführt werden. Fragen Sie Ihren Spediteur oder Versender (FedEx, DHL usw.) nach diesen Informationen.
- Kästchen 11 und 12: Ihr Land und Sie.
- Kästchen 17: Fragen Sie Ihren Spediteur oder Versender nach der Flugnummer (falls zutreffend und falls sie diese bereits kennen) und der Luftfrachtbriefnummer. Es kann vor der Erstellung des COI bearbeitet werden, aber sobald es erstellt ist, kann es nur von der Zertifizierungsbehörde des Abgangslandes geändert werden.
- Kästchen 19: Wer die Sendung dem Zoll vorführt, entweder ein Zollagent oder Ihr Spediteur. Sie haben die volle Kontrolle über dieses Kästchen.
- Kästchen 20: Die voraussichtliche Ankunftszeit des Pakets bei der Zollkontrolle. Wenn die Schätzung falsch ist, können Sie sie später korrigieren.
- Kästchen 24: Wer die Waren zuerst erhält. Diese Person muss zertifiziert sein, um Bio-Lebensmittel zu handhaben.
Laden Sie den Luftfrachtbrief, die Rechnung und die Packliste unter „Unterstützende Dokumente“ hoch und fügen Sie die Luftfrachtbriefnummer/den Namen in Kästchen 17 unter „Flugnummer“ ein.
Sobald Sie mit dem COI zufrieden sind, fragen Sie Ihren Lieferanten, wen er als ausstellende Behörde wünscht, und füllen Sie Kästchen 1 mit diesen Details aus. Reichen Sie das COI ein, und die ausstellende Behörde erhält eine Benachrichtigung, um es zu vervollständigen. Es wird auch empfohlen, ihnen eine E-Mail zu senden.
Sobald die ausstellende Behörde es abgeschlossen hat, informieren Sie Ihre lokale Behörde, die für die Validierung zuständig ist, einige Tage bevor die Waren dem Zoll vorgeführt werden.
6. Das COI validieren
Sobald alles von allen ausgefüllt wurde, sollte die zuständige Behörde in Ihrem Land es validieren. Sobald sie es validiert haben, können Sie in TRACES bestätigen, dass Sie die Waren erhalten haben.
Fertig? Herzlichen Glückwunsch! Sie können Ihr Produkt nun unter dem Bio-Logo an Ihre Kunden verkaufen.
Bitte beachten Sie, dass Verfahren sich ändern. Bitte bestätigen Sie diese bei Ihrer Kontrollstelle und der zuständigen Behörde des Mitgliedstaats der Freigabe.
Was tun, wenn eine Bio-Probe positiv auf verbotene Substanzen testet
Das passiert häufiger, als Sie denken.
Das Bio-Feld Ihres Lieferanten liegt neben dem nicht-bio-Feld eines anderen Lieferanten, der Wind weht in die falsche Richtung, und plötzlich findet Ihr Zertifizierer verbotene Pestizide in Ihrem Bio-Produkt.
Hier ist, was Sie tun sollten, wenn es passiert:
- Panikieren Sie nicht. Wenn Sie Ihr Produkt keinem Risiko ausgesetzt haben, ist es wahrscheinlich nicht Ihre Schuld.
- Blockieren Sie die Ware. Ihr Zertifizierer wird Ihnen eine E-Mail senden, in der er Sie auffordert, sie zu blockieren. Sie dürfen sie nicht bewegen oder an jemanden verkaufen, und Sie können sie auch nicht als konventionell verkaufen.
- Arbeiten Sie mit der Untersuchung zusammen. Der Zertifizierer muss nun eine Untersuchung leiten, um festzustellen, wie die verbotene Substanz in das Produkt gelangt ist. Es liegt in Ihrem Interesse, mitzuarbeiten, aber es liegt auch in Ihrem Interesse, zu überprüfen, ob die Blockade Ihres Produkts gerechtfertigt ist, indem Sie die Laboregebnisse prüfen, die sie Ihnen zur Verfügung gestellt haben.
- Interpretieren Sie die Ergebnisse. Manchmal wird der Verarbeitungsfaktor nicht berücksichtigt. Zum Beispiel werden Pestizidgrenzen für das rohe landwirtschaftliche Produkt festgelegt. Wenn das Produkt verarbeitet oder getrocknet wird, ist die Konzentration des Pestizids pro mg im verarbeiteten Produkt höher als im Rohprodukt zu erwarten. Die im verarbeiteten Produkt gefundene Konzentration muss daher durch den Verarbeitungsfaktor geteilt werden. Suchen Sie online, wie man ihn berechnet.
- Fordern Sie eine zweite Analyse an. Wenn erfahren, wird Ihr Kontrolleur zwei Proben genommen haben, sodass bei einem positiven ersten Ergebnis die zweite bei einer Gegenanalyse hilft. Es ist Ihr Recht, eine anzufordern.
- Wenn die Gegenanalyse ebenfalls positiv ausfällt, lassen Sie die Untersuchung ihren Lauf nehmen. Ihre Kontrollorganisation wird das COI nutzen, um die Kontrollorganisation Ihres Lieferanten zu kontaktieren und herauszufinden, woher die Substanz stammt.
- Informieren Sie Ihre Kunden.