Importar alimentos orgânicos de fora da UE para a UE é complicado. Demorou-me quase um ano a aprender como funcionava. Aqui está tudo o que precisa de saber para gerir com segurança as suas importações orgânicas.
1. Obter os Fundamentos Certos
Para importar alimentos orgânicos, precisa de uma licença para importar alimentos.
Para obter uma, precisa de obter:
- Um número de empresa/número de IVA
- Um número EORI (para importação/exportação)
- Uma autorização/licença da sua agência nacional de alimentos
Assim que tiver os três, pode solicitar uma certificação orgânica.
2. Obter a Sua Certificação Orgânica
Encontre uma empresa acreditada para emitir certificações orgânicas e candidate-se a uma certificação orgânica.
Se tiver sorte, enviar-lhe-ão documentação sobre o que precisa de fazer para obter a sua certificação. Caso contrário, pode pesquisar online.
Primeiro, precisará de criar uma candidatura explicando o tipo de atividades que irá realizar. Será importador/exportador? Irá armazenar? Irá abrir os sacos para os reembalar em unidades mais pequenas? Irá misturar os alimentos ou processá-los?
A certificação para atividades de importação/exportação onde não se abre nada é a mais fácil de obter.
Assim que tiver completado o seu dossiê, o acreditador organizará uma visita durante a qual um dos seus auditores virá verificar se a sua documentação e instalações estão em conformidade.
O principal risco em que o auditor se focará ao visitar as suas instalações é a contaminação cruzada. Isso significa que terá de escrever procedimentos explicando:
- Como escolhe os seus fornecedores (e como evita escolher maus fornecedores)
- Como importa as mercadorias de países terceiros para a UE
- Como recebe as mercadorias nas suas instalações (incluindo verificações)
- Como armazena as mercadorias nas suas instalações
- O que faz com as mercadorias: reembala? Envia imediatamente para os seus clientes?
- Procedimentos de defesa alimentar e fraude alimentar
- Procedimentos de qualidade
- Um plano HACCP básico
Assim que esses procedimentos estiverem escritos, certifique-se de que o seu escritório/armazém os coloca em prática. Por exemplo, se quiser uma secção dedicada a produtos orgânicos (definitivamente quer isso), certifique-se de indicar onde nas instalações os produtos serão armazenados, com sinais e marcas no chão.
Também precisará de um sistema de contabilidade de stock que permita aos auditores verificar que, se importou 10 kg de café orgânico, não vendeu 15 kg dele. Isso significaria que vendeu café não orgânico como orgânico, o que é um grande erro.
Outros itens em que o auditor se focará:
- Certificados de fornecedores: querem garantir que quem compra é certificado orgânico.
- Etiquetagem: precisa de etiquetar corretamente as suas faturas e rótulos de alimentos com o logótipo orgânico.
- Registos de reclamações e não conformidades: querem verificar que regista as reclamações e não conformidades.
A melhor abordagem é pedir ao certificador uma lista dos documentos que precisa de estabelecer. Assim que o auditor tiver vindo e validado a sua configuração, receberá o seu certificado orgânico oficial.
3. Aceder ao TRACES
Assim que tiver obtido o seu certificado orgânico, poderá iniciar sessão no TRACES NT.
O TRACES NT é a plataforma da UE onde os certificados oficiais são criados e verificados. Qualquer empresa de país terceiro que pretenda vender produtos orgânicos na UE precisa de se registar no TRACES. A plataforma garante a conformidade alimentar completa do produtor ao consumidor. Consulte o nosso guia TRACES NT para uma visão geral mais ampla da plataforma se ainda não estiver familiarizado com ela.
Para iniciar sessão no TRACES, precisará de criar uma conta da UE.
Dica: mantenha o mesmo endereço de email para tudo, pois facilitará e acelerará a sua identificação.
Assim que tiver uma conta da UE, terá de solicitar acesso ao TRACES através do seu representante local do TRACES. Na Bélgica, é tratado pela Agência Federal para a Segurança da Cadeia Alimentar (AFSCA/FAVV). Pergunte ao seu certificador a quem deve contactar.
4. Ligar a Sua Conta TRACES ao Seu Perfil de Operador
Assim que obtiver a sua certificação orgânica, deverá aparecer no TRACES como operador. Digite o seu nome e deverá estar em destaque no topo da lista.
No entanto, para ver e gerir os seus COIs (Certificados de Inspeção), precisa de ligar a sua conta de login TRACES da UE ao seu perfil de operador. Siga este procedimento:
- Clique no seu endereço de email no canto superior direito
- Clique em "Editar o seu perfil"
- Clique no botão verde "Solicitar uma nova função"
- Clique em "Operador"
- Procure por si na barra de pesquisa
- Selecione o seu perfil
- Clique em "Solicitar autorização"
- Escreva uma mensagem breve
Contacte a sua organização certificadora e peça-lhes para validar o registo. Agora poderá consultar os seus COIs, editá-los e criá-los.
5. Criar o Seu COI
O COI é o passaporte orgânico de um produto. Deve ser emitido antes de as mercadorias saírem do país, mas pode ser editado posteriormente para corrigir informações que estavam erradas ou adicionar novas informações.
Embora a responsabilidade de o criar recaia normalmente sobre o vendedor (caixas 1 a 18 especificamente) e a sua organização certificadora, também pode criá-lo você mesmo e preencher todas as informações que conhece, para acelerar as coisas.
Precisará de alguns documentos para o acompanhar, e verificar que os tem antes de criar o COI é importante:
- A fatura: deve apresentar o nome e o código da organização que valida o COI no país de onde os alimentos partem
- A lista de embalagem
- O conhecimento de embarque aéreo, embora possa adicioná-lo mais tarde
Assim que tiver tudo isso, inicie sessão no TRACES, clique em "Documentos" à esquerda, depois em "COI", depois em "Criar um novo COI", e preencha as seguintes caixas:
- Caixa 10: isto indica onde as mercadorias serão apresentadas à alfândega. Pergunte ao seu transitário ou transportador (FedEx, DHL, etc.) por esta informação.
- Caixas 11 e 12: o seu país e você.
- Caixa 17: pergunte ao seu transitário ou transportador pelo número do voo (se aplicável e se já o souberem) e pelo número do conhecimento de embarque aéreo. Pode ser editado antes de o COI ser criado, mas uma vez criado, só pode ser modificado pela autoridade certificadora do país de partida.
- Caixa 19: quem apresenta o envio à alfândega, seja um agente aduaneiro ou o seu transitário. Tem controlo total sobre esta caixa.
- Caixa 20: a hora estimada de chegada do pacote ao controlo aduaneiro. Se a estimativa acabar por estar errada, pode corrigi-la mais tarde.
- Caixa 24: quem receberá primeiro as mercadorias. Devem estar certificados para lidar com alimentos orgânicos.
Carregue o conhecimento de embarque aéreo, a fatura e a lista de embalagem em "Documentos de suporte", e adicione o número/nome do conhecimento de embarque aéreo na caixa 17, abaixo de "número do voo".
Assim que estiver satisfeito com o COI, pergunte ao seu fornecedor quem querem como autoridade emissora e preencha a Caixa 1 com esses detalhes. Submeta o COI, e a autoridade emissora receberá um alerta para o completar. Também é recomendado enviar-lhes um email.
Assim que a autoridade emissora o tiver completado, informe a sua autoridade local responsável por validá-lo alguns dias antes de as mercadorias serem apresentadas à alfândega.
6. Validar o COI
Assim que tudo tiver sido preenchido por todos, a autoridade responsável no seu país deve validá-lo. Assim que o tiverem validado, pode confirmar no TRACES que recebeu as mercadorias.
Pronto? Parabéns! Agora está livre para vender o seu produto sob o logótipo orgânico aos seus clientes.
Tenha em atenção que os procedimentos mudam. Por favor, confirme-os com o seu organismo de controlo e a autoridade competente do Estado-Membro de libertação.
O Que Fazer se uma Amostra Orgânica Testar Positivo para Substâncias Proibidas
Isso acontece com mais frequência do que imagina.
O campo orgânico do seu fornecedor está ao lado do campo não orgânico de outro fornecedor, o vento sopra na direção errada, e de repente o seu certificador encontra pesticidas proibidos no seu produto orgânico.
Aqui está o que fazer quando isso acontece:
- Não entre em pânico. Se não expôs o seu produto a nada, provavelmente não é culpa sua.
- Bloqueie a mercadoria. O seu certificador enviar-lhe-á um email pedindo para a bloquear. Não tem permissão para a mover ou vender a ninguém, e também não pode vendê-la como convencional.
- Coopere com a investigação. O certificador terá agora de liderar uma investigação para determinar como a substância proibida acabou no produto. É do seu interesse cooperar, mas também é do seu interesse verificar se o bloqueio do seu produto é justificado, analisando os resultados laboratoriais que partilharam consigo.
- Interprete os resultados. Por vezes, o fator de processamento não é tido em consideração. Por exemplo, os limites de pesticidas são impostos no produto agrícola bruto. Se o produto for processado ou seco, a concentração de pesticida por mg deve ser esperada mais alta no produto processado do que no bruto. A concentração encontrada no produto processado deve, portanto, ser dividida pelo fator de processamento. Procure online como calculá-lo.
- Peça uma segunda análise. Se experiente, o seu controlador terá recolhido duas amostras, por isso, se a primeira voltar positiva, a segunda ajudará com uma contra-análise. É seu direito pedir uma.
- Se a contra-análise também voltar positiva, deixe a investigação seguir o seu curso. A sua organização controladora usará o COI para contactar a organização controladora do seu fornecedor e descobrir de onde veio a substância.
- Informe os seus clientes.