Importowanie żywności ekologicznej spoza UE do UE jest skomplikowane. Zajęło mi prawie rok, aby zrozumieć, jak to działa. Oto wszystko, co musisz wiedzieć, aby bezpiecznie zarządzać swoimi importami żywności ekologicznej.
1. Opanowanie podstaw
Aby importować żywność ekologiczną, potrzebujesz licencji na import żywności.
Aby ją uzyskać, musisz posiadać:
- Numer firmy/numer VAT
- Numer EORI (do importu/eksportu)
- Zezwolenie/licencję od krajowej agencji ds. żywności
Po uzyskaniu wszystkich trzech możesz wystąpić o certyfikację ekologiczną.
2. Uzyskanie certyfikacji ekologicznej
Znajdź firmę akredytowaną do wydawania certyfikatów ekologicznych i złóż wniosek o certyfikację ekologiczną.
Jeśli masz szczęście, wyślą Ci dokumentację na temat tego, co musisz zrobić, aby uzyskać certyfikację. Jeśli nie, możesz poszukać informacji online.
Najpierw będziesz musiał przygotować wniosek wyjaśniający rodzaj działalności, którą będziesz prowadzić. Czy będziesz importerem/eksporterem? Czy będziesz magazynować? Czy będziesz otwierać worki, aby przepakować je w mniejsze jednostki? Czy będziesz mieszać żywność lub przetwarzać ją?
Certyfikacja dla działalności importowo-eksportowej, w której niczego nie otwierasz, jest najłatwiejsza do uzyskania.
Po uzupełnieniu dokumentacji akredytor zorganizuje wizytę, podczas której jeden z ich audytorów sprawdzi, czy Twoja dokumentacja i obiekt są zgodne z wymogami.
Największym ryzykiem, na które audytor będzie zwracał uwagę podczas wizyty w Twoim obiekcie, jest zanieczyszczenie krzyżowe. Oznacza to, że będziesz musiał napisać procedury wyjaśniające:
- Jak wybierasz dostawców (i jak unikasz wyboru złych dostawców)
- Jak importujesz towary z państw trzecich do UE
- Jak przyjmujesz towary w swoim obiekcie (w tym kontrole)
- Jak magazynujesz towary w swoim obiekcie
- Co robisz z towarami: czy je przepakowujesz? Czy wysyłasz od razu do klientów?
- Procedury obrony żywności i zapobiegania oszustwom żywnościowym
- Procedury jakości
- Podstawowy plan HACCP
Po napisaniu tych procedur upewnij się, że Twoje biuro/magazyn wprowadza je w życie. Na przykład, jeśli chcesz dedykowaną sekcję dla produktów ekologicznych (zdecydowanie tego chcesz), upewnij się, że wskazujesz miejsce w obiekcie, gdzie produkty będą przechowywane, za pomocą znaków i oznaczeń na podłodze.
Będziesz również potrzebować systemu ewidencji magazynowej, który umożliwi audytorom sprawdzenie, czy jeśli zaimportowałeś 10 kg kawy ekologicznej, nie sprzedałeś 15 kg. Oznaczałoby to, że sprzedałeś kawę nieekologiczną jako ekologiczną, co jest absolutnie niedopuszczalne.
Inne elementy, na które audytor będzie zwracał uwagę:
- Certyfikaty dostawców: chcą upewnić się, że każdy, od kogo kupujesz, posiada certyfikat ekologiczny.
- Etykietowanie: musisz prawidłowo oznaczać faktury i etykiety żywności logo ekologicznym.
- Rejestry skarg i niezgodności: chcą sprawdzić, czy odnotowujesz skargi i niezgodności.
Najlepszym podejściem jest poprosić certyfikatora o listę dokumentów, które musisz przygotować. Gdy audytor przyjdzie i zatwierdzi Twoje przygotowania, otrzymasz oficjalny certyfikat ekologiczny.
3. Rejestracja w TRACES
Po uzyskaniu certyfikatu ekologicznego będziesz mógł zalogować się do TRACES NT.
TRACES NT to platforma UE, na której tworzone i sprawdzane są oficjalne certyfikaty. Każda firma z państwa trzeciego, która chce sprzedawać produkty ekologiczne w UE, musi zarejestrować się w TRACES. Platforma zapewnia pełną zgodność żywności od producenta do konsumenta. Zobacz nasz przewodnik po TRACES NT, aby uzyskać szerszy przegląd platformy, jeśli jeszcze nie jesteś z nią zaznajomiony.
Aby zalogować się do TRACES, będziesz musiał założyć konto UE.
Wskazówka: używaj tego samego adresu e-mail do wszystkiego, ponieważ ułatwi to i przyspieszy Twoją identyfikację.
Po założeniu konta UE będziesz musiał poprosić o dostęp do TRACES poprzez lokalnego przedstawiciela TRACES. W Belgii zajmuje się tym Federalna Agencja Bezpieczeństwa Łańcucha Żywnościowego (AFSCA/FAVV). Zapytaj swojego certyfikatora, do kogo powinieneś się zwrócić.
4. Powiązanie konta TRACES z profilem operatora
Po uzyskaniu certyfikacji ekologicznej powinieneś pojawić się w TRACES jako operator. Wpisz swoją nazwę, a powinieneś znaleźć się na górze listy.
Jednak aby zobaczyć i zarządzać swoimi COI (Certyfikatami Kontroli), musisz powiązać swoje konto logowania TRACES UE z profilem operatora. Postępuj zgodnie z tą procedurą:
- Kliknij na swój adres e-mail w prawym górnym rogu
- Kliknij na „Edytuj swój profil”
- Kliknij na zielony przycisk „Poproś o nową rolę”
- Kliknij na „Operator”
- Wyszukaj siebie w pasku wyszukiwania
- Wybierz swój profil
- Kliknij na „Poproś o autoryzację”
- Napisz krótką wiadomość
Skontaktuj się ze swoją organizacją certyfikującą i poproś ją o zatwierdzenie rejestracji. Będziesz teraz mógł przeglądać swoje COI, edytować je i tworzyć.
5. Tworzenie Certyfikatu Kontroli (COI)
COI to ekologiczny paszport produktu. Musi zostać wydany przed opuszczeniem kraju przez towar, ale można go później edytować, aby poprawić błędne informacje lub dodać nowe.
Choć odpowiedzialność za jego utworzenie zwykle spoczywa na sprzedawcy (w szczególności pola 1 do 18) i jego organizacji certyfikującej, możesz również utworzyć go samodzielnie i wypełnić wszystkie znane informacje, aby przyspieszyć proces.
Będziesz potrzebować kilku dokumentów towarzyszących, a sprawdzenie, czy je posiadasz przed utworzeniem COI, jest ważne:
- Faktura: powinna zawierać nazwę i kod organizacji, która zatwierdza COI w kraju, z którego żywność odchodzi
- Lista pakowania
- List przewozowy lotniczy, choć możesz dodać go później
Po zebraniu wszystkiego zaloguj się do TRACES, kliknij „Dokumenty” po lewej stronie, następnie „COI”, potem „Utwórz nowy COI” i wypełnij następujące pola:
- Pole 10: wskazuje, gdzie towar będzie przedstawiony w urzędzie celnym. Poproś o te informacje swojego spedytora lub przewoźnika (FedEx, DHL itp.).
- Pola 11 i 12: Twój kraj i Ty.
- Pole 17: poproś swojego spedytora lub przewoźnika o numer lotu (jeśli dotyczy i jeśli już go znają) oraz numer listu przewozowego. Można go edytować przed utworzeniem COI, ale po utworzeniu może go modyfikować tylko organ certyfikujący kraju wysyłki.
- Pole 19: osoba przedstawiająca przesyłkę w urzędzie celnym, albo agent celny, albo Twój spedytor. Masz pełną kontrolę nad tym polem.
- Pole 20: szacowany czas przybycia paczki do kontroli celnej. Jeśli szacunek okaże się błędny, możesz go później poprawić.
- Pole 24: osoba, która pierwsza otrzyma towar. Musi być certyfikowana do obsługi żywności ekologicznej.
Prześlij list przewozowy lotniczy, fakturę i listę pakowania w sekcji „Dokumenty uzupełniające”, a numer/nazwę listu przewozowego dodaj do pola 17, poniżej „numeru lotu”.
Gdy jesteś zadowolony z COI, zapytaj dostawcę, kogo chcą jako organ wydający i wypełnij Pole 1 tymi danymi. Prześlij COI, a organ wydający otrzyma powiadomienie o konieczności jego uzupełnienia. Zalecane jest również wysłanie im e-maila.
Po uzupełnieniu przez organ wydający poinformuj lokalny organ odpowiedzialny za jego walidację kilka dni przed przedstawieniem towaru w urzędzie celnym.
6. Walidacja Certyfikatu Kontroli (COI)
Po wypełnieniu wszystkiego przez wszystkich, organ odpowiedzialny w Twoim kraju powinien go zatwierdzić. Po zatwierdzeniu możesz potwierdzić w TRACES, że otrzymałeś towar.
Zrobione? Gratulacje! Możesz teraz swobodnie sprzedawać swój produkt pod logo ekologicznym swoim klientom.
Proszę pamiętać, że procedury ulegają zmianom. Prosimy o potwierdzenie ich u swojego organu kontrolnego oraz właściwego organu Państwa Członkowskiego wprowadzenia.
Co zrobić, jeśli próbka ekologiczna daje pozytywny wynik na obecność zabronionych substancji
Zdarza się to częściej, niż mogłoby się wydawać.
Pole ekologiczne Twojego dostawcy jest obok pola nieekologicznego innego dostawcy, wiatr wieje w złą stronę i nagle Twój certyfikator znajduje zabronione pestycydy w Twoim produkcie ekologicznym.
Oto co zrobić, gdy to się stanie:
- Nie panikuj. Jeśli nie naraziłeś swojego produktu na nic, prawdopodobnie nie jest to Twoja wina.
- Zablokuj towar. Twój certyfikator wyśle Ci e-mail z prośbą o jego zablokowanie. Nie wolno Ci go przemieszczać ani sprzedawać nikomu, a także nie możesz sprzedać go jako konwencjonalny.
- Współpracuj z dochodzeniem. Certyfikator będzie musiał teraz przeprowadzić dochodzenie, aby ustalić, jak zabroniona substancja trafiła do produktu. W Twoim interesie jest współpraca, ale również weryfikacja, czy zablokowanie produktu jest uzasadnione, poprzez sprawdzenie wyników badań laboratoryjnych, które Ci udostępnili.
- Zinterpretuj wyniki. Czasami nie bierze się pod uwagę współczynnika przetwarzania. Na przykład limity pestycydów są nakładane na surowy produkt rolniczy. Jeśli produkt jest przetwarzany lub suszony, stężenie pestycydu na mg powinno być wyższe w produkcie przetworzonym niż w surowym. Stężenie znalezione w produkcie przetworzonym należy więc podzielić przez współczynnik przetwarzania. Poszukaj w internecie, jak to obliczyć.
- Poproś o drugą analizę. Jeśli doświadczony, Twój kontroler pobierze dwie próbki, więc jeśli pierwsza wyjdzie pozytywna, druga pomoże w kontranalizie. Masz prawo poprosić o jedną.
- Jeśli kontranaliza również wyjdzie pozytywna, pozwól, aby dochodzenie przebiegło swoim tokiem. Twoja organizacja kontrolująca użyje COI, aby skontaktować się z organizacją kontrolującą dostawcy i dowiedzieć się, skąd pochodzi substancja.
- Poinformuj swoich klientów.